Как работать по четыре часа в неделю

Вот девять чреватых стрессом и распространенных привычек, к искоренению которых должны стремиться предприниматели и офисные работники. За тезисным определением привычки следует более подробное описание. Сосредоточивайтесь за один раз на одном-двух пунктах, как и в случае с высокоприоритетными делами.

1. Не отвечайте на звонки с не определившихся телефонных номеров.

Можете сколько угодно устраивать сюрпризы окружающим, но не дайте им застать врасплох вас. Из-за такого звонка вам придется отвлечься от дел, вы окажетесь в невыгодном положении во время разговора. Пусть звонок переадресуется на голосовую почту, попробуйте воспользоваться такими службами, как Grand Central (благодаря ей можно слышать, как вам оставляют голосовые сообщения, или принимать их в виде текста) или Phonetag.com (получение голосовых сообщений в виде писем по электронной почте).

2. Не бросайтесь проверять почту первым делом по утрам или в последнюю очередь вечером.

В первом случае нарушатся все ваши приоритеты и планы на день, во втором вам обеспечена бессонница. Почта может подождать до 10 часов утра, до того момента, как вы закончите хотя бы одно дело из списка самых важных.

3. Не соглашайтесь присутствовать на совещаниях или вести телефонные переговоры, не зная, о чем пойдет речь и когда закончится обсуждение.

Если цель четко сформулирована, если имеется список вопросов и тем, которые предстоит охватить, никакое совещание или телефонный разговор не должны продолжаться более 30 минут. Выясняйте тему разговора заранее, чтобы «лучше подготовиться и эффективнее использовать отведенное время».

4. Не давайте собеседникам увлекаться болтовней.

Отучитесь спрашивать «как дела?», когда вам звонят. Ограничивайтесь кратким «чем могу помочь?» или «у меня тут как раз кипит работа, а что случилось?». Возможность ПДП (Привести Дела в Порядок) во многом зависит от ППД (Перехода Прямо к Делу).

5. Не проверяйте почту регулярно – «сгруппируйте» эти задачи и проверяйте ее только в установленное время.

Об этом я уже писал много и подробно. Оторвитесь от дозатора, выдающего крупинки наркоты, и сосредоточьтесь на выполнении самых важных дел – вместо того, чтобы реагировать на очередной экстренный случай, присланный на почту. Обзаведитесь автоответчиком с продуманным текстом и проверяйте почту два или три раза в день.

6. Не тратьте слишком много времени на общение с клиентами, требующими постоянного внимания и почти не приносящими прибыли.

Стопроцентно верного пути к успеху не существует, но самый верный путь к фиаско – старание угодить всем и каждому. Оцените своих клиентов на предмет соответствия принципу 80/20: какие 20 % клиентов приносят более 80 % вашей прибыли и какие 20 % отнимают более 80 % вашего времени? Затем переведите отношения с самыми болтливыми и наименее прибыльными из них на автопилот, сославшись на изменившуюся политику компании. Разошлите этим клиентам письмо с новыми правилами, изложенными кратко и четко: допустимое количество телефонных звонков, время реакции на письмо, минимальная сумма заказа и проч. Если новая политика клиентов не устраивает, порекомендуйте им другого поставщика.

7. Устраняя перегрузки, следует не работать из последних сил, а расставлять приоритеты.

Если не расставлять их, любое дело покажется срочным и важным. Но если выбирать на каждый день единственную наиважнейшую задачу, среди всех остальных не найдется ни одной срочной и важной. Зачастую достаточно лишь допустить несколько мелких неприятностей (перезвонить с опозданием и извиниться, уплатить небольшой штраф за задержку, потерять невменяемого клиента и проч.), чтобы справиться с большими и важными делами. Достойный ответ на перегрузку – не умение жонглировать несколькими делами сразу или работать больше и быстрее, а выбор нескольких дел, способных радикально изменить ваш бизнес и жизнь.

8. Не носите с собой повсюду мобильник, 7 дней в неделю.