Как работать в рабочее время: Правила победы над офисным хаосом

Какие ресурсы для этого нужны? Энергия и время участников, а также оборудование и помещение. Как управлять совещанием? С помощью правил, описанных в этой книге. Изобразим бизнес-процесс совещания следующим образом (рис. 32).

Совещание – это не обязательно официально и занудно!

Так как совещания управляют человеческим общением, они должны быть главным инструментом менеджера, дающим людям энергию и зажигающим их глаза и сердца!

Что же мешает совещаниям давать энергию и, более того, приводит к обратному эффекту: потере внимания участников.

Мы выделяем две основные причины:

1. Смешивание разных видов совещаний с разной энергетикой в одном совещании.

2. Слабая и неэффективная подготовка, проведение и отслеживание достижений результатов совещания.

Разберем, как справиться с этими причинами. И первое, с чего мы начнем, – это виды совещаний и их энергетика.

Мы считаем, что совещание может давать 4 вида энергии и управлять 4 фокусами внимания человека:

• Оперативный фокус: когда человек получает энергию действия в виде понятных задач на короткий, видимый и понятный период – день или неделю. Он четко знает, что конкретно ему нужно сделать. Результат этих совещаний – конкретные задачи со сроком исполнения до месяца. В менеджменте эти совещания принято называть оперативными.

• Системный фокус: когда человек получает энергию понимания, как он должен сделать свою работу. Это непростые совещания, так как по их результатам сотрудник должен увидеть, как работает весь бизнес-процесс и что конкретно должен сделать именно он, чтобы вся система работала эффективно. Результат этих совещаний – прописанные процессы и сформированные правила, которые позволяют повысить эффективность и не повторять допущенные ранее ошибки. Далее будем называть эти совещания системными.

• Фокус будущего: когда человек получает сильную энергию – энергию привлекательного будущего, связанного со своей организацией, если стратегия будет реализована. По результатам этих совещаний сотрудник получает четкое видение, куда стремится организация, какие цели перед ней стоят, какие препятствия надо преодолеть и что конкретно каждый человек должен сделать, чтобы реализовать намеченную стратегию. Далее будем называть эти совещания стратегическими.

• Смысловой фокус: когда человек получает самую сильную энергию – энергию смысла в виде ответа на вопрос «зачем?». Просто деньги зарабатывать – или мир делать лучше и светлее? По результатам этих совещаний человек получает ясный ответ на вопрос, почему он должен тратить ограниченное время своей жизни на Земле именно на эту организацию и что он должен делать регулярно, чтобы соответствовать предназначению и ценностям этой организации. Далее будем называть эти совещания идеологическими.

Схематично мы обычно изображаем это так:

Все эти совещания важны, и все их важно проводить регулярно. Так как если этого не делать, то:

• люди занимаются совсем не тем, чем нужно;

• люди повторяют одни и те же ошибки и не делают из них никаких выводов;

• люди по-разному понимают стратегию и цели организации – а потому не спешат их добиваться;

• люди сами придумывают себе смысл, и он заключается в том, чтобы просто зарабатывать деньги.

Мы провели в своей практике аудит сотен различных совещаний и пришли к грустному выводу, что для множества организаций существует только один вид совещаний – оперативные. А так как вопросы всех четырех видов совещаний важны, от них никуда не денешься и на них нужно как-то давать ответы, поэтому их смешивают в одном совещании. В результате люди уходят с этих совещаний расфокусированными и потерянными.

Если фокусировать внимание участников только на одном направлении, то можно добиться очень высокой результативности совещания и отличной энергетики участников после его окончания.

А чтобы энергетика участников была максимальной и постоянно увеличивалась, заражая высокой корпоративной культурой новых членов организации, нужно проводить все 4 вида совещаний с заданной регулярностью. И для этого мы с вами научимся настраивать цикл регулярного менеджмента.

Цикл регулярного менеджмента (ЦРМ) – это календарь регулярных мероприятий для всей организации и для каждой ее функции, позволяющий стабильно поддерживать и усиливать энергетику сотрудников организации.

ЦРМ формируется сначала для всей организации, а потом для каждой ее функции отдельно.

В ЦРМ мы включаем не только совещания, но и такие важные для поддержания и усиления энергии мероприятия, как:

• планирование, размышление, анализ – то есть время, чтобы подумать;

• личное развитие – обучение, чтение, прохождение тренингов, и др.;

• выполнение работы специалиста – когда менеджер, являясь высококлассным специалистом в своей области, работает «руками», делая то, что мог бы делегировать подчиненным;

• управление личной энергией;

• взаимодействие с ключевыми стейкхолдерами.

Наш текущий шаблон мероприятий, который мы даем менеджерам как подсказку во время проектов настройки ЦРМ, выглядит следующим образом (далее).