Как работать в рабочее время: Правила победы над офисным хаосом

• Все функции регулярного менеджмента взаимосвязаны, и все они очень важны. Раньше я не уделял внимания управлению мышлением. Для меня было открытием, что это самый главный мотиватор людей! Я стал регулярно проводить пресс-конференции и отвечать на все вопросы сотрудников (спасибо за рекомендацию Максиму (Комбату) Батыреву), регулярно встречаться с сотрудниками индивидуально, говорить с ними не только о деле, но и о смысле – все эти мероприятия нашли свое место в моем цикле регулярного менеджмента. И это оказало сильнейший эффект повышения уровня драйва и энергии в моем департаменте, а еще – снизило время на оперативное управление!

• Системные совещания надо проводить. Для меня они самые сложные, не люблю регламенты. Но визуализация позволяет видеть бизнес-процессы, а фасилитация позволяет их весело и незанудно обсуждать и улучшать. Просто планируйте и делайте это. Регулярно наводите порядок в своей функции.

• Регулярное чтение и личное развитие тоже важно планировать и реализовывать. Это позволяет держать ум постоянно «заточенным».

В общем, сейчас я успеваю все… самое главное!

Уверены, что такой пример замотивирует вас осознать важность применения этого инструмента. Описать свой личный ЦРМ вы можете с помощью нашего шаблона (скачайте его на сайте книги какработатьврабочеевремя.рф).

О том, как готовить и проводить каждый вид совещания ЦРМ, мы расскажем в книге «Фасилитация для лидера: Как проводить драйв-совещания», которая выйдет в ближайшее время.

Итак, мы узнали о том, как разделять виды совещаний, чтобы участники уходили с них бодрыми и сфокусированными. Теперь давайте изучим базовые правила подготовки, проведения и отслеживания итогов совещаний, чтобы не терять получаемую там энергию.

Совещания проходят с участием и под руководством людей. А восприятие людей подчиняется очень интересным законам: законам композиции.

Один из законов композиции гласит, что для эффективного восприятия материала процесс передачи этого материала должен включать в себя: вступление, основную часть, кульминацию и завершение.

Эти составляющие, если присмотреться, есть почти у всех событий, связанных с человеком. У фильма, рассказа, шоу, спортивного боксерского матча, рабочего дня и даже целой жизни. Люди едят по законам композиции, спят по законам композиции, влюбляются и ссорятся по законам композиции и даже занимаются по этим законам любовью.

Увы, процесс подготовки и проведения многих совещаний нарушает этот закон.

Давайте разберемся, каким образом применим закон композиции к совещаниям.

Процесс эффективного управления совещаниями, исходя из законов композиции, состоит из следующих этапов:

1. Подготовка совещания. Цель этого этапа заключается в том, чтобы все участники одинаково поняли цели совещания, поработали со всей необходимой информацией, чтобы быть в едином информационном поле, которое даст возможность понимать контекст дискуссии без переспрашиваний и уточнений. Совещание – это не лучшее место для уточнения информации. Совещание – это место, где принимаются решения на основе информации. Если цель этапа подготовки не выполнена, то совещание точно не будет эффективным, так как участники не будут понимать контекст и будут тратить время на уточнение информации вместо того, чтобы принимать решение на ее основе.

2. Старт совещания. Этот этап может занимать от 2 до 10 % времени совещания. Цель его – сфокусировать участников на достижении целей совещания, а также дать им дополнительный энергетический импульс для дальнейшего проведения совещания. Конечно же, это время должно быть посвящено обсуждению общих и единых для всех участников вопросов. Желательно, позитивных и эмоциональных. И это тоже важный этап, как и все составляющие композиции. На многих совещаниях нам приходилось наблюдать очень грустное начало, вроде слов председателя: «Всем добрый день, начинаем с первого вопроса повестки…». Нет, так не годится. Начинайте с драйва.

3. Основная часть совещания. Этап может занимать до 90 % времени совещания. Его цель – обязательно ответить на все запланированные вопросы. Это так же обязательно и важно для команды, как выполнить план дня для человека. Повестка совещания выполнена, команда стала чуточку сильнее.

4. Кульминация совещания – это всего одно предложение, после которого участники понимают: цель совещания достигнута, все собравшиеся – молодцы! Обычно это предложение произносит председатель. Желательно, чтобы после этого оставалось еще около 10 % от запланированного бюджета времени. Ибо следующая составляющая часть также очень важна.

5. Завершение, подведение итогов совещания. Этот этап может занимать до 10 % времени совещания. Его цель – закрепить достигнутые договоренности, сфокусировать участников на обязательном их достижении. Перефразируя Сократа, если хочешь, чтобы тебя поняли, сначала расскажи, о чем ты хочешь рассказать, потом, собственно, расскажи, а потом расскажи, о чем ты только что рассказал.