Как работать в рабочее время: Правила победы над офисным хаосом

3. Как часто при отправке электронного сообщения коллеге у вас появляется ощущение «черной дыры» – что вам могут не ответить на ваше письмо в нужный срок?

4. Проанализируйте, пожалуйста, нижеприведенные дополнительные ошибки коммуникации, которые мы часто встречаем в своей практике, но которые не разобрали в этой главе. Сформулируйте правила, соблюдение которых позволит избежать повторения этих ошибок.

Мы своевременно отвечаем друг другу: по срочным вопросам – по телефону, оперативным – по Skype (или с помощью других мессенджеров), по остальным – используя электронную почту.

Это простой принцип, который может заменить все приведенные в этой главе правила. Но путь к этому принципу лежит через изучение и внедрение следующих правил коммуникации с помощью электронной почты и телефона.

Глава 6 Правила управления совещаниями

Нет ни одной организации, в которой бы не проходили совещания. Если люди работают вместе – они совещаются. И это один из главных «поглотителей времени» крупных организаций. И чем больше организация – тем острее стоит вопрос эффективного проведения совещания.

Доводилось ли вам участвовать в совещании, которое проходило примерно следующим образом. Раздается множество указаний и поручений, все энергично кивают и усиленно записывают что-то в свои ежедневники. Секретарь совещания (если он есть), разумеется, пишет больше всех. Последние вопросы совещания, как правило, обсуждаются впопыхах, так как время закончилось, и все участники торопятся по своим делам. В итоге в конце совещания председатель быстро проговаривает что-то вроде «нувсемспасиботеперьвыполняйте» и все устремляются по своим срочным делам, в том числе и секретарь совещания, не совсем точно понимая, что именно они должны сделать, – и поэтому не спеша приступать к выполнению решений.

Или наоборот. Бывает и так: никто не знает цели совещания, оно идет долго, утомительно, затягивается, в итоге все выходят опустошенными.

В этой главе я расскажу о главных принципах эффективного проведения совещаний, выработанных в ходе многолетней практики их настройки в самых разных компаниях.

Первый вопрос, который мы задаем при диагностике эффективности проведения совещаний, звучит так: «Как часто вы выходите с совещания менее энергичными, чем были перед его началом?». Обычно на нас удивленно смотрят и отвечают: «А разве возможно иначе? Совещание – это же серьезное мероприятие. Оно не может быть драйвовым».

Мы убеждены – может. И много раз доказывали это на практике. Совещание – это общение. А общение – это то, что может давать очень много энергии его участникам. Не забывайте, что человек – это по большей части иррациональное существо, многие решения он принимает на основе эмоций. Эмоции от общения – это и есть энергия, которая наполняет компанию и называется корпоративной культурой (подробнее см. главу 10 и приложение 1).

Зачем люди приходят на совещание? Для того чтобы… правильно, получить энергию! До совещания у его участников могут быть разные взгляды на проблему или вообще отсутствовать точки зрения на тот или иной вопрос, недостаточно информации для принятия решения или нет понимания, что делать дальше. И это может касаться как недельных планов, так и стратегических целей. А результатом хорошего совещания являются принятые и одинаково понимаемые участниками решения, единая точка зрения по актуальным вопросам, нацеленность на конкретные действия и, конечно, энергия!