Как работать в рабочее время: Правила победы над офисным хаосом

Обычно протокол совещания присылается участникам в лучшем случае через несколько часов или на следующий день, в худшем – через несколько дней или вообще отсутствует: председатель довольствуется записями в своем ежедневнике. Правда, на следующем совещании оказывается, что эти записи не соответствуют записям в ежедневниках участников, и оно начинается, мягко говоря, с легкого недопонимания.

Впрочем, даже если протокол совещания потом присылается секретарем хотя бы на следующий день, это не значит, что он сразу принимается к действию. Нет, начинается очень забавный процесс согласования протокола, который мы часто встречаем во многих российских организациях. И этот процесс может занимать еще несколько дней.

Знакомо? В общем, чем дольше готовится протокол совещания, тем дольше участники откладывают реализацию достигнутых на совещании договоренностей.

К каким последствиям приводит долгое получение, а потом согласование протокола совещания?

• Теряется чувство срочности. Участники не начинают выполнять решения совещания сразу же после его окончания. А действительно – зачем, если финальные формулировки могут измениться? Лучше подождать, пока все утрясется.

• После совещания у участников нет четкого понимания, кто, что и когда должен сделать. Каждый по-своему записал решения совещания в своем ежедневнике.

• Договоренности и обещания после совещания не выполняются в срок.

• Появляется ощущение, что все говорят на разных языках.

• После совещания участники не чувствуют прилива бодрости и энергии. Скорее наоборот. Многие задают себе вопрос: «А что я должен сделать?» (прямо как в нашем любимом мультфильме про смешариков «Кордебалет»[23]).

• На следующем совещании много времени уходит на то, чтобы проконтролировать решения предыдущего совещания. Случаются споры на тему «вы говорили не так», «мы договаривались о другом», «вы сделали не то, о чем вас просили».

• Как следствие – ослабление корпоративной культуры и доверия друг к другу команды менеджеров, присутствующих на совещании.

Для того чтобы повысить результативность совещаний с помощью онлайн-протоколирования, сформулируем основные принципы:

1. Никто, кроме самих участников, не сможет лучше и быстрее сформировать решения совещания.

Комментарий: никакой секретарь не обладает такой же глубокой компетенцией обсуждаемого вопроса, как участники, и не сможет правильно сформулировать точное решение. Не мучайте секретарей, не экономьте время, говорите им конкретно, что нужно записать.

2. Если решения совещания согласовывать только на следующий день, то каждый участник будет разочарован, так как у него успеет сформироваться свое собственное видение результатов совещания.

Комментарий: во время ночного сна главная оперативная информация, полученная за день, архивируется в долговременной памяти. А если совещаний было несколько за один день, то они будут наслаиваться друг на друга и не всегда можно будет вспомнить, где и что обсуждалось.

3. «Понятно ≠ записано». Нет лучшего времени для формирования и согласования итогов совещания, кроме самого совещания.

Комментарий: очевидно, что когда все включены в обсуждение, гораздо проще сразу же сформулировать конкретное решение. Можно сэкономить несколько секунд на том, чтобы не дожимать точную формулировку, сказав: «Ну, здесь вроде всем понятно, что делать, идем дальше». Но уже на следующий день вы получите разное понимание вопроса всеми участниками и весь набор негативных последствий, указанных выше.

4. Для формирования онлайн-протокола должен быть выделен отдельный человек – секретарь. Желательно, чтобы он не был участником совещания.

Комментарий: задача секретаря – фиксировать решения максимально близко к тексту. Он не должен додумывать или перефразировать слова участников по своему усмотрению. И желательно, чтобы он не был участником совещания, то есть не докладывал и не принимал на себя поручения, чтобы его внимание было сфокусировано на одной задаче: онлайн-протоколировании! Также полезно наделить секретаря полномочиями и ответственностью не давать участникам совещания возможности переходить к рассмотрению следующего вопроса, пока не будет принято и зафиксировано решение по предыдущему вопросу. Соответственно, отсюда следующий принцип.

5. Следующий вопрос обсуждается только тогда, когда зафиксировано и принято всеми решение по предыдущему вопросу.

6. Для согласования и принятия итогового протокола совещания в конце должно быть выделено отдельное время – желательно не менее 10 % от общей длительности всего совещания.

Комментарий: крайне важно с точки зрения закона композиции еще раз повторить решения в конце совещания, распечатать протокол совещания, дать участникам на подпись и сразу отправить всем на почту. Только представьте себе: пришел с совещания, а во «Входящих» уже согласованный всеми протокол с финальными, принятыми каждым участником, конкретными задачами и ответственными. Можно приступать к выполнению!