Как работать в рабочее время: Правила победы над офисным хаосом

Мы работаем с делегированием функций оперативного управления в каждом проекте, где предполагается создание культуры работы в рабочее время. Руководитель получает слишком уж большой потенциальный выигрыш во времени, чтобы его игнорировать. И если в начале своей карьеры я рекомендовал делегировать эти функции в основном профессиональным помощникам и отделам, то потом изменил свою точку зрения. Делегировать очень многие функции оперативного управления может любой руководитель, у которого есть подчиненные. Причем разные функции можно делегировать разным сотрудникам.

В этой главе мы расскажем о нашем опыте делегирования функций оперативного управления, который пригодится как действующему руководителю, так и тем, кто планирует им стать. При этом, подчеркну, эти функции можно делегировать обычным сотрудникам, а не только профессиональным ассистентам, которых могут себе позволить только крупные топ-менеджеры. Все резервы повышения эффективности оперативного управления в этой главе будут начинаться со слов «руководитель сам…». Соответственно, правило оперативного управления будет вывести очень легко. Достаточно поставить вместо «Руководитель сам…» – «Руководитель делегирует…».

В рамках настройки личной системы оперативного управления руководителя мы в большинстве случаев до сих пор встречаем множество визитниц с бумажными визитками, не внесенными ни в какую базу данных. Почему? Конечно, нет времени на внесение. Поэтому мы рекомендуем договориться с одним из своих сотрудников о еженедельной передаче и внесении всех визиток в базу данных, например Outlook.

Важно при этом соблюдать единство языка. Например, если база данных на русском языке, то англоязычные контакты тоже рекомендуется набирать на русском. При этом оригинальный текст имени и фамилии лучше занести в поле «Заметки».

Также мы советуем следовать замечательной рекомендации Глеба Архангельского[25] – кратко записывать на визитке обстоятельства знакомства, а также дату рождения и другую важную информацию. Всё это сотрудник, отвечающий за вашу базу данных, также может набрать в поле «Заметки», чтобы вы потом могли быстро вспомнить контекст знакомства.

Хорошая практика – ставить помощника в копию электронной переписки в случае достижения важной договоренности, чтобы он потом вносил ключевые договоренности в поле «Заметки». Таким образом вы создадите личную небольшую CRM-систему, или личную картотеку, как ее когда-то называли.

При этом мы рекомендуем, конечно, купить профессиональную программу сканера данных с визиток, вроде Adobe Card Reader, чтобы помощник не вбивал их вручную.

Вот так может выглядеть карта правильно оформленного контакта, которую будете вести не вы. В качестве примера приведены мои собственные контакты.

Если вы являетесь инициатором совещания или встречи, должны ли вы сами заполнять поле темы, бронировать ресурсы, помещать внутрь встречи файлы с agenda, искать свободное время в календарях участников, если же его нет, а встреча близко – созваниваться с участниками и просить оперативно изменить график и найти время? Да, с помощью правил, которые мы изучили в прошлых главах, это можно сделать гораздо быстрее. Но тем не менее это занимает время. Поэтому мы рекомендуем этот процесс также делегировать.

Процесс подготовки совещаний также рекомендуем делегировать. Но это сложнее, чем в случае с приглашением на встречу.