Читаем Как работать в рабочее время: Правила победы над офисным хаосом полностью

Как работать в рабочее время: Правила победы над офисным хаосом

Письменными результатами совещания, которые нужно внести в протокол, являются всего три составляющие:

• решения, которые касаются всех;

• задачи, которые назначены конкретным исполнителям и с конкретным сроком;

• вопросы, которые обсуждались на совещании, но по которым не удалось прийти к точному решению или поставить конкретную задачу. Обычно это случается, когда поднимается вопрос вне повестки совещания или когда вопрос недостаточно подготовлен, чтобы по нему можно было принимать решения.

Для фиксирования этих трех составляющих обычно рекомендуем три простых инструмента онлайн-протоколирования.

Первый способ. Применение трех листов для онлайн-протоколирования

Протоколирование на бумаге отлично подходит для стратегических, системных и идеологических совещаний. Когда мы ведем сессии для клиентов, мы используем именно листы флипчарта.

Вы замечали, что часто на совещании разговор очень быстро «перепрыгивает» с одной темы на другую, не завершая предыдущую никаким решением? И как непросто бывает вернуться обратно, чтобы «дожать» предыдущую тему? Иногда про нее даже забывают (особенно когда у совещания нет письменной повестки), углубившись в решение «неожиданно» всплывшей темы.

Это происходит из-за ассоциативной природы нашего мышления: мы мыслим образно, нелинейно, когда одна мысль может вытянуть другую совершенно неожиданно и неуправляемо для нас (подробнее об этом вы можете прочитать в моей книге «Майнд-менеджмент»).

Поэтому все решения совещания очень эффективно разделить на три флипчарта:

• принятые решения: это решения, которые приняты всей группой и распространяются на всю компанию сразу же после совещания;

• задачи: здесь фиксируются конкретные действия, со сроками и ответственными;

• вопросы к обсуждению позже: а вот сюда как раз записываются идеи, которые всплывают по ходу обсуждения основных вопросов повестки. Ведь почему случайные мысли начинают обсуждать сразу на самом совещании, даже если участники к этому не готовы и половины участников они не касаются? Потому что позже про эти вопросы просто забудут. Поэтому важно, чтобы мысли были зафиксированы и вошли отдельным подпунктом в протокол. Многие из этих вопросов заслуживают подготовки и проведения отдельного совещания, да еще и часто в другом составе, поэтому их неэффективно рассматривать на самом совещании. А когда они зафиксированы, все будут спокойны – про ценные мысли не забудут.

Такое протоколирование можно вести на отдельных трех обычных листах флипчарта, которые секретарь совещания может повесить на стене переговорной. Писать на этих листах мы рекомендуем ярким черным маркером, печатными буквами, чтобы все участники могли легко прочитать написанное. Например, на рис. 43 показано, как это выглядит до совещания.

Протоколирование во время самого совещания выглядит так:

А вот так это может выглядеть после совещания:

Мы заметили «магический эффект» именно от рукописного протоколирования совещаний. В наш цифровой век многие привыкли относиться к электронной информации как к виртуальной, немного необязательной для выполнения. Всегда можно без следов удалить любой электронный файл, любой текст на экране. А рукопись можно только «сжечь», что, согласитесь, сейчас очень затруднительно. Поэтому решения, зафиксированные на бумаге, да еще и с подписью, воспринимаются гораздо серьезнее и убедительнее, и чувство ответственности за их выполнение формируется гораздо сильнее. Именно поэтому на сессиях мы предпочитаем такой способ.

Еще раз повторим свою мысль, что в конце совещания обязательно нужно выделить 10 % от общего времени, чтобы еще раз прочитать и уточнить все записанное. Потом можно попросить каждого участника поставить свою подпись под листами флипчарта, и, пока участники идут на свои рабочие места, секретарь быстро сфотографирует на смартфон протокол и отправит его участникам. Оцифрованная версия, один в один повторяющая решения совещания, придет по электронной почте всего через полчаса. Можно начинать выполнять!

А можно сделать так, что распечатанная электронная, согласованная и подписанная всеми, версия протокола с фирменной печатью на красивом корпоративном бланке будет готова сразу в конце совещания, и не нужно будет ждать полчаса на оцифровку! Это можно сделать с помощью специально настроенного шаблона онлайн-протоколирования Microsoft Word или MindJet Mind Manager.

Второй способ. Онлайн-протоколирование на экране с помощью шаблона Microsoft Word

Этот способ лучше всего подходит для протоколирования оперативных совещаний (рис. 47). Работает он очень просто: с помощью проектора или экрана монитора шаблон высвечивается на общее обозрение и заполняется секретарем в ходе совещания (рис. 46).