Как работать в рабочее время: Правила победы над офисным хаосом

Помимо ведения этой базы мы рекомендуем обязательно фиксировать в ней, что именно дарили и когда. А составлять список подарков, планировать их закупку и доставку советуем заранее.

Мы выделили 7 главных возможностей делегирования функций оперативного управления. Но делегирование можно продолжить. Попробуйте сами решить кейсы из вопросов для самоанализа.

1. Как часто вы напоминаете о выполнении поручений своим подчиненным?

2. Можете ли вы за 1 секунду найти любой нужный контакт?

3. Как часто вас отвлекают несрочные телефонные звонки, прием которых вы могли бы делегировать?

4. Проанализируйте приведенные ниже дополнительные ошибки, когда функции оперативного управления не делегируются, которые мы часто встречаем в своей практике, но не разобрали в этой главе. Сформулируйте правила, соблюдение которых позволит избежать повторения этих ошибок.

У нас принято эффективно готовить и проводить совещания, чтобы они давали энергию каждому участнику

Этот простой принцип может заменить все приведенные в главе правила. Но путь к нему лежит через изучение и внедрение следующих правил подготовки и проведения совещаний:

Глава 8 Выполнить на 100 % точно в срок: Правила управления задачами

Что вам нравится больше – выполнять поручения или решать задачи? Ответ очевиден. Поручение ставит тот, кто находится выше по иерархии, кто наделен большей властью. Поэтому в этой главе будем применять более мотивирующий термин: «задача».

В чем заключается главная работа руководителя? Чаще всего мы слышим примерно такой ответ: «Конечно, в том, чтобы все его сотрудники были озадачены, чтобы они были заняты нужным делом». Назначение поручений и контроль за их исполнением – то, чем занимается каждый руководитель. Он говорит, что нужно делать другим. И потом контролирует это.

На заре карьеры консультанта я тоже считал, что назначение и контроль поручений – главная задача руководителя. Еще бы, ведь мы настраивали тогда одни из лучших систем контроля поручений: когда задачи не теряются и выполняются на 100 % и точно в срок. Два важнейших принципа хорошей системы управления задачами: обязательность и срочность. Не зря один из основателей «Яндекса» Илья Сегалович любил повторять: «Самое важное в управлении – это создание чувства срочности у сотрудников. Без него вообще ничего сделать нельзя».

И так я считал до тех пор, пока со мной не произошла следующая история.

Однажды, еще в 2007 году, когда я настраивал только системы оперативного управления, мы довольно быстро наладили систему контроля поручений для одного нового генерального директора в организации с более чем 1000 сотрудниками. По результатам проекта все задачи стали исполняться в срок, просроченных не было, генеральный директор был нам очень благодарен. Мы сопровождали его в течение года и наблюдали такое развитие ситуации: за первый месяц было назначено и выполнено точно в срок 150 поручений, за второй – более 200 поручений, за третий – около 300, через полгода уже более 500 в месяц, а через год количество ежемесячно выполняемых поручений приблизилось к тысяче. После чего генерального директора уволили за неудовлетворительные результаты работы компании. Когда мы встретились с ним и обсудили результаты, генеральный директор сказал нам:

«Не понимаю, почему это происходило, но чем больше задач я назначал, тем менее управляемой становилась организация! Самое интересное, что все задачи выполнялись в срок, я все держал под контролем».