Как создать грандиозный юбилей компании?

Мероприятие для подобной организации потребует тщательного анализа разных вводных — от количества сотрудников в филиалах, важности клиентской базы в том или ином городе, до физической возможности оперативно добраться до предполагаемого места проведения будущего юбилея.

Учитывая организационные издержки гостей торжества, однозначно необходимо планировать время на возможность отдохнуть перед мероприятием. Дать женщинам шанс спокойно менять наряды — на дневную, например, уличную часть, и перед вечерней шоу программой, а затем — заложить в план отдых гостей после мероприятия.

Оптимальное заявленное время проведения юбилея для такой организации — это два-три дня, но по факту торжественно-развлекательная часть один день, с утра до вечера. Остальные дни необходимо выделить на сбор гостей и отдых, проводы после события.

Лучшим днем недели для организации такого юбилея является пятница, по следующим причинам — далеко не все партнеры могут выделить из графика два-три рабочих дня. Празднуя в пятницу юбилей, даем возможность самым загруженным людям сесть на самолет вечером в четверг и с утра пятницы целиком посвятить себя празднику, даже если после активного отдыха придется отсыпаться всю субботу — большинство деловых людей переживать не будет.

Мы увидели существенную разницу по времени проведения юбилея для двух разных организаций, в большинстве планируемых праздников для организаций, приходится учитывать сотни факторов, влияющих на время, выделяемое на организацию юбилея.

Глава 4. Выбор места для юбилея

Сейчас кратко опишу основные стандартные места проведения юбилея. В статье «Выбор оригинального места для юбилея», я подробно рассказывал о креативных и экзотических площадках, при желании её можно прочитать на сайте Event агентства.

Традиционно выбираются следующие варианты:

1. Офис, склад, производство организации

2. Место на природе

3. Пансионат, санаторий, турбаза, клуб загородного отдыха

4. Банкетный зал, ресторан, кафе, центр развлечений в ТРЦ

5. Отель, гостиничный комплекс

Расположили места, примерно в порядке готовности организации инвестировать финансы в проведение юбилея.

Наиболее часто скромно отмечают какие-либо юбилеи иностранные филиалы компаний в России, выделяя часто для этого не самый важный цех, корпус или часть офиса, пригласив кейтеринговую компанию, для организации минимального фуршета, пресса чаще всего и фотографирует данное мероприятие. Китайские, арабские, турецкие, индийские учредители очень редко готовы выделять серьезные бюджеты на организацию достойного праздника для филиала, в отличии от размаха события у себя на родине!

Аналогично отмечают юбилеи российские компании, у кого по разным обстоятельствам нет возможности ярко отметить свой праздник — это могут быть разного рода политические мотивы или реальные финансовые ограничения. Исключения представляют собой ситуации — когда цех завода или логистический склад только построен и в офис ранее не приглашалась пресса, партнеры.

Выезд на природу очень привлекателен для большинства жителей мегаполисов и для руководителей организации проводящих 90 % своей жизни в офисе, возможностью сэкономить, но сопряжен с огромным количеством организационных сложностей и риском испорченного праздника из-за непогоды. Отдельные трудности представляют собой обеспечение транспортировки, питания, уборки мусора, организация биотуалетов, когда число участников юбилея достигает сотен человек.

Учитывая все сложности выезда на природу, наиболее популярным местом проведения юбилея давно стали места 3 и 4 пункта, с большой парковкой и возможностью гостям часть времени проводить на свежем воздухе, например, перемещаясь между помещением и шатром, беседками. Готовая инфраструктура позволяет не заботиться о бытовых мелочах и сосредоточиться на главных целях мероприятия. Уровень сервиса, кухни определяет имиджевую составляющую выбора таких площадок под юбилей.

Организациям, готовым вывезти своих сотрудников и пригласить партнеров на побережье, или даже за границу, предпочтительнее снимать полностью отель или гостиничный комплекс, включающий в стоимость проживания широкий спектр дополнительных услуг.

Камерное место для ограниченного количества приглашенных на юбилей, редко предполагает киловатты звука и бешенный фейерверк в конце мероприятия, видный за десятки километров. Но, на яркое празднование юбилея накладываются другие ограничения, при выборе площадки — окружающие люди (туристы, проживающие), зачастую хотят спокойствия (громкая музыка может быть исключена из программы), сотни припаркованных машин могут создавать серьезные неудобства и даже конфликты, а возможность запускать фейерверки, или даже китайские фонарики в небо, есть далеко не у всех городских ресторанов.