Казначейство. Автоматизированные бизнес-технологии управления финансовыми потоками

Общую структуру документооборота можно отразить в форме простейшей матричной информационной модели [Королев, Мишенин, Хотяшов, 1984]. Первый квадрант модели включает наименование документов, участвующих в документообороте. Второй квадрант – наименования реквизитов, из которых формируются документы. Третий квадрант – матрицу входимости реквизитов в документы. Из табл. 3.5 видно, что заявка на платеж содержит максимально возможное количество реквизитов. В качестве обязательных реквизитов в заявку вносят данные о получателе, размер выплачиваемой суммы, основание платежа, ЦФО, статью выплат и приоритет платежа. Документ подписывает руководитель ЦФО.

Реестр платежей формируется путем группировки нескольких заявок на определенную дату. Он содержит информацию о заявках, подлежащих оплате в пределах утвержденных лимитов с учетом платежеспособности организации. Реестр утверждают директор и главный бухгалтер. Первая подпись является необходимым условием утверждения реестра, а вторая достаточным, в том смысле, что утверждение реестра главным бухгалтером документально подтверждает необходимость платежей и минимизацию негативных налоговых последствий осуществления оплаты.

Выписка из расчетного счета формируется на основе банковских документов о фактическом проведении платежей. Результаты удовлетворения платежных заявок рассылаются в оперативном режиме руководителям ЦФО, которые в случае необходимости информируют о результатах подведомственные им структурные единицы.

Информация о заявленных платежах учитывается также и в платежном календаре. Помимо перспективных заявок на платеж в него вносят сведения о текущем и перспективном поступлениях денежных средств. Это дает возможность учесть возможные кассовые разрывы и принять своевременные меры по их ликвидации. Поскольку платежный календарь является документом оперативного планирования, он формируется не реже одного раза в месяц, иногда даже чаще. Группировка данных о проведении платежей в календаре выполняется в разрезе поставщиков (получателей платежей) и платежных статей.

Таблица 3.5. Информационная матричная модель документооборота управления платежами