Казначейство. Автоматизированные бизнес-технологии управления финансовыми потоками

Сотрудники казначейства должны создать систему, которая:

• обеспечит единообразную организацию процесса выполнения платежей и контроля за платежами всех компаний холдинга;

• позволит соблюдать принцип однократного ввода платежа и последующего электронного документооборота по его согласованию;

• даст возможность управляющей компании иметь доступ ко всем счетам и распределять права подтверждения платежей между управляющей компанией и региональной компанией согласованным образом;

• позволит иметь единую прозрачную отчетность по всем платежам в течение и по итогам дня и управлять данной системой.

Все сотрудники, выполняющие расчетные функции в компаниях (1 – 2 человека в каждой компании), будут подчиняться руководителю казначейства – казначею.

С точки зрения текущей работы процесс будет организован следующим образом:

• месячный бюджет движения денежных средств – входящая информация;

• проверка заявок на платеж – задача финансового контроля (финансовый контроль в дальнейшем может также подчиняться казначею);

• распределение согласованных платежей по дням по согласованию с финансовым директором осуществляется казначеем.

Для повышения эффективности казначейства в компании должны быть определены инструменты, с помощью которых будут осуществляться операции; банки, которые задействованы в операциях; порядок авторизации; контрагенты; лимит сумм; срочность; минимальный уровень операционного дохода и допустимый риск. Помимо этого должны быть разработаны регламенты, определяющие деятельность казначейства: финансовый мониторинг и бюджетный контроль, порядок формирования платежного календаря и системы организации расчетов, разделение ответственности и порядок авторизации платежных документов, а также процедура разрешения конфликтов между казначействами разных уровней (например, головной компании и дочерних обществ). Эти процедуры должны поддерживаться соответствующими документами и фиксированной схемой документооборота. То же касается и отчетности казначейства.

Кроме того, в компании должно быть организовано управление казначейством как функциональным подразделением, определено его место в структуре предприятия, разработаны служебные инструкции для сотрудников, система мотивации их работы.

Некоторые российские компании работают по западному методу, для которого характерно выведение казначейства из подчинения финансового директора. При этом между генеральным директором и руководителями финансовых подразделений может стоять вице-президент по финансам, контролирующий их работу и решающий стратегические вопросы.

Структурно-функциональная схема организации работы корпоративного казначейства для крупного холдинга, в состав которого входят филиалы и дочерние общества, представлена на рис. 3.14.

Процесс организации казначейской функции в управляющей компании проходит в рамках общей реструктуризации стратегической и финансовой политики холдинга.

Задача первого этапа – формирование формализованной структуры собственности группы компаний, выделение и разграничение дочерних и аффилированных компаний. Это требуется для того, чтобы понять, чьими средствами будет управлять казначейство, и разработать схемы по управлению потоками денежных средств между компаниями. Данный этап один из самых сложных, поскольку необходимо разобраться в обязательствах юридических лиц друг перед другом и сократить общее количество этих юридических лиц. Одновременно составляется реестр расчетных счетов компании, при этом их количество сокращается примерно в два раза.