Хватит платить за все! Снижение издержек в компании

5. В чем смысл подтверждения оплаты счета главным бухгалтером? Видимо, главный бухгалтер в этой организации выполняет еще и функции финансового директора, т. е. в данном случае проверяет наличие остатков на расчетных счетах и определяет приоритет оплаты счета. Но ведь можно же автоматизировать проверку остатков на счетах, в том числе и с учетом приоритета оплаты. Тогда главного бухгалтера можно освободить от выполнения данной процедуры. При этом такую проверку целесообразно проводить до формирования платежного поручения.

Как мы видим, процесс имеет явный потенциал для оптимизации. Читатель может самостоятельно в качестве тренировки предложить более рациональную схему его выполнения. При этом наверняка сократятся трудозатраты на его выполнение, а следовательно, и стоимость самого процесса в целом!

Почему же, несмотря на очевидные проблемные зоны, процесс выстроен именно так? Думаю, ответ даст следующий полуанекдот, полупритча:

Возьмем большую металлическую клетку, к потолку по центру подвесим банан, под бананом поставим стремянку, а в клетку запустим пяток обезьян и встанем в сторонке.

Наступает момент, когда какой-нибудь обезьяне захочется есть. Она лезет к банану, но мы в это время с помощью пожарного брандспойта сбиваем ее со стремянки ледяной водой, а заодно окатываем и всех остальных. Какое-то время обезьяны сидят ошалевшие, но наступает момент, когда томимая голодом обезьяна опять делает попытку добраться до банана. Повторяем процедуру… И так раза три-четыре. Кончается дело тем, что, когда беспокойное животное опять пытается подойти к стремянке, остальные четверо его от нее оттаскивают и банально бьют.

Теперь убираем из клетки беспокойную обезьяну и добавляем туда «свежую». Проходит какое-то время, и она делает попытку добраться до банана. Четыре бдительные обезьяны, оставшиеся с прошлого раза, оттаскивают ее и… бьют, хотя на этот раз никого не обливали. Разумеется, бедное животное не может понять за что, поэтому делает еще одну попытку. В конечном итоге и эта обезьяна присоединяется к остальным в бездеятельном созерцании еды.

Опять вытаскиваем обезьяну из первого «эшелона» и снова добавляем «свежую»… Короче говоря, в итоге получаем ситуацию, когда в клетке сидят пять ни разу не облитых обезьян, но ни одна из них не делает попыток дотянуться до банана.

Почему?

А потому что здесь так принято!

Резюме

Оптимизация бизнес-процессов – это мощное средство сокращения издержек.

Существуют четыре типа деятельности: проект, процесс, функция и задача, каждый из которых управляется разными способами.

Для описания бизнес-процессов необходимо использовать стандартные графические нотации.

Анализ бизнес-процессов можно производить либо на основе формальных критериев оценки, либо экспертным путем.

К наиболее простым и дешевым в применении методам оптимизации бизнес-процессов относятся:

• усовершенствование/разработка форм документов;

• фиксация оснований для принятия управленческих решений;

• изменение состава и последовательности процедур процесса;

• определение областей ответственности за выполнение процедур;

• изменение требований к конечному результату.

4. Оптимизация издержек путем совершенствования организационных структур