Хватит платить за все! Снижение издержек в компании

Американцы и японцы решили устроить соревнование по гребле. Обе команды долго и упорно тренировались, чтобы достичь высшей спортивной формы. И вот в один прекрасный день они решили, что уже готовы. Японцы победили, обогнав американцев на одну милю. Американская команда была горько разочарована своим проигрышем. Корпоративное руководство постановило, что надо найти причину разгромного поражения и потому наняло консалтинговую фирму, чтобы разобраться, в чем проблема, и получить совет, что следует предпринять. Консалтинговая компания выяснила, что в японской команде восемь человек гребли, а один был на руле, тогда как в американской был один гребец и восемь рулевых. После года изысканий и миллионов долларов, потраченных на анализ проблемы, консалтинговая фирма пришла к выводу, что в американской команде было слишком много рулевых и слишком мало гребцов. Итак, по мере того как в следующем году приближался день повторных соревнований, структура руководства американской команды была полностью реорганизована. В новой структуре было четыре менеджера по рулению, три эксперта в области руления и новая система оценки выступления гребца, чтобы обеспечить рабочую инициативу. На следующий год японцы обогнали американцев на две мили. Униженная американская корпорация уволила гребца за плохое выступление и выдала менеджерам премию за выявление проблемы.

Эта притча хорошо показывает, какие перекосы могут быть в системе управления компанией. Причем мало того что в этой притче американская команда не достигла успеха, но наверняка оплата менеджеров «по рулению» была выше, чем оплата гребца. А это уже явные излишние затраты. Вся эта длинная история приведена для иллюстрации того, насколько важно выстроить оптимальную организационную структуру и как она отразится на издержках компании.

Организационные структуры

Прежде чем говорить о сокращении издержек путем оптимизации системы управления, надо обстоятельно разобраться, что же такое организация, ее система управления, и тогда можно гораздо легче понять, как за счет совершенствования системы управления компании сократить ее издержки.

Если задуматься о том, что первично: организационная структура или деятельность компании, то ответ будет однозначный – деятельность. Деятельность компании определяется ее целями, а уже исходя из деятельности выстраивается организационная структура.

Для существования структуры компании должны выполняться два фундаментальных условия:

• деятельность должна разделяться на относительно обособленные элементы (функции, задачи, процессы, проекты);

• необходима координация действий по выполнению элементов деятельности.

Например, программист сам нашел клиента, сам составил техническое задание на программу, сам ее написал и отладил, сам внедрил ее у клиента и самостоятельно осуществляет ее поддержку. Это деятельность, но еще не организация.

Организация – это когда менеджер по продажам договорился с клиентом, бизнес-аналитик составил техническое задание, программист написал код, тестировщик протестировал, внедренец установил программу у клиента, специалист техподдержки обслужил. И еще руководитель проекта (или директор компании) скоординировал взаимодействие всех этих сотрудников. Вот это уже организация.

Для того чтобы получить полноценную модель компании и в дальнейшем ее анализировать, а также давать рекомендации по ее изменению, надо знать следующие вещи:

• цели компании, а также ее стратегию (как долгосрочный план по достижению заявленных целей);

• продукты и услуги, которые компания предоставляет своим клиентам;