Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

К примеру, недавно я получил e-mail из крупной транснациональной корпорации с предложением «upload the WP at W3 with the IA». Самое скверное, что отправитель требовал от меня сделать это немедленно. Поскольку я понятия не имел, что такое WP, W3 и IA, мне пришлось ответить, что я не понял задачи. Это привело к новым проблемам. Только получив и написав еще несколько писем, я уяснил, что от меня хотят.

О чем говорит этот опыт? Проблема не в жаргоне, она в людях. Возможно, другой на моем месте понял бы, о чем идет речь, без лишних вопросов. Беда не в том, что число аббревиатур и сокращений растет, а в том, что отправитель часто пользуется профессиональным жаргоном, не думая, знаком ли он адресату.

Если использовать инсайдерские словечки не к месту, они порождают комплексы, досаду и даже гнев. Иногда жаргон служит именно этой цели – оттолкнуть адресата. Сотрудник-ветеран, которого обошли при повышении, бомбардирует новичка мудреными словечками, чтобы задавить его авторитетом. Босс использует термины, незнакомые подчиненным, чтобы показать, что они плохо владеют вопросом.

Некоторые компании выкладывают в корпоративную сеть глоссарии специальных терминов, чтобы побыстрее ввести новых сотрудников в курс дела. Часто новичкам помогают и товарищи по работе. Дозированное и продуманное употребление специальной лексики укрепляет уверенность в себе и сплачивает людей. Главное – не забывайте, кому вы пишете.

Как надо

Профессиональный жаргон уместен при общении со специалистами.

При должном употреблении специальная лексика помогает экономить время.

Как не надо

Не пользуйтесь жаргонными словечками, общаясь с теми, кто не работает вместе с вами.

Не путайте жаргон с многословием и напыщенным слогом. Такое не нравится никому.

Умение писать письма помогает делать карьеру

Тот, кто пишет краткие, доходчивые и убедительные письма, чаще получает повышение. Неумение излагать мысли письменно может стать серьезным препятствием для карьерного роста.

Глава третья Щекотливые ситуации

Просьба об особом отношении

Mira,

Предмет обсуждения

I am writing with regard to the Vector Audit Team visit to Industrial Sales, scheduled on June 14 at 8:00 a. m.

Просьба об особом отношении

I know from the advance schedule that Audit has a tight program. I also know that the time slots for various departments were confirmed weeks ago. But if we can push back the date, it would be to our mutual advantage.

Причина 1

Here’s why: I have just received word that two of our Sales Directors will be negotiating an important cross-sell deal during the same window.

Причина 2

We can go ahead with the meeting if there is no other option. But I feel certain that productivity will be enhanced if we have a 100 % attendance rate. We can reduce the workload of post-meeting follow-up if our top directors are included.

Заключение

I thought it was worthwhile to run the idea past you.

Подтверждение доброй воли

I look forward to hearing from you soon.

Regards,

Forrester Evans

Applied Industrial Sales

Vector, Inc.

forresterevans@vector.com

Инструменты

Если вы просите о преференциях, будьте готовы к отказу

Люди не любят менять свои планы в угоду чьим-то интересам и нуждам, потому что это требует дополнительных усилий. Кроме того, вам могут задать резонный вопрос, о чем вы думали раньше, на этапе планирования.

Если вы дадите понять, что просите об одолжении, адресат отнесется к вам более благосклонно. В некоторых случаях можно даже принести извинения – но здесь важно не перегнуть палку. Отказать человеку, который чувствует себя виноватым, проще, чем тому, кто честно просит пойти ему навстречу.

Намеки и недоговорки портят дело