Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Berri,

Предмет обсуждения

I’d like to suggest we solve the backlog of photocopying by Web scheduling copy time until the new scanners arrive.

Явная проблема

I think you might agree that everyone in Assets & Liabilities is aware of the backlog problem. We’ve nearly all had to wait to photocopy. Some of us get there early; some of us stay late. We’ve even had to go back and forth between our desks and the machine, hoping for an opportunity.

Неявная проблема

But it’s not simply a problem of logistics. The fact that we have to interrupt work to position ourselves at the machine impacts our productivity. Frankly, I believe that concern about how and when to photocopy documents takes on greater importance than it should.

Решение

We could possibly alleviate the situation if we posted a virtual sign-up sheet on the site. Photocopying time could be scheduled in half-hour increments. We could leave an open hour at the beginning and end of the day for emergencies or for unexpected tasks. That way, we’d lose less time going back and forth between our desks and standing around waiting.

Подтверждение доброй воли

Let me know if you think my suggestion could work.

Regards,

Kate Kennings

Assistant Assets Analyst

Vector, Inc.

katekennings@vector.com

Инструменты

Не путайте приказ с предложением!

Иногда нас переполняет энтузиазм или раздражение. Мы начинаем разговаривать командным тоном, хотя на самом деле просто хотим помочь. В этом случае важно выбрать правильные слова и быть не слишком напористым. К примеру, вместо «you will agree» лучше сказать «you might agree», поскольку это звучит помягче.

Подчеркните, что от проблемы страдают многие

Вряд ли вы хотите выглядеть ворчуном и жалобщиком. Если речь идет о вашей личной проблеме, разбирайтесь с ней сами.

Если проблема мешает многим, объясните, почему это происходит. Покажите, что вы озабочены этими неприятностями. И, наконец, предложите решение. Так вы проявите себя хорошим членом команды. Вы стремитесь помочь коллегам, а не просто обеспечить собственный комфорт.

Отметьте, что проблема знакома адресату

Дайте адресату понять, что он отлично знает, о чем идет речь, – даже если он не в теме. Это приподнимет его в собственных глазах и поможет вам заработать очки. Чем выше должность босса, тем больше его заботит общая ситуация. Его не волнуют детали – во всяком случае, пока он не в курсе дела.

Лесть – мощное оружие. Предполагать, что руководитель чего-то не заметил, недопустимо. Всегда держитесь так, словно ему известна каждая мелочь. Непоколебимая вера в его могущество поможет вам быть услышанным. А может быть, и решить проблему.

Почаще используйте слово «we»

«We» – это отправитель и получатель. «We» исключает конфликт или противоборство.

«We» подразумевает единение. Используя слово «we», вы подчеркиваете, что вы – одна команда и работаете сообща. Вы не жалобщик – боже упаси! – вы прозорливый и инициативный сотрудник, который стремится решить проблему. Слово «we» поможет вам донести эту мысль до адресата.

Не будьте категоричны

Модальные глаголы «might» и «could» наряду с наречиями «possibly» и «probably» оставляют мяч на стороне адресата. Ваша цель – мягко склонить его к определенным действиям, а не загнать в угол.