Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Стремитесь стать лучше

Многим из нас случалось писать неудачные письма. Некоторые люди не могут забыть свои промахи. Есть даже те, кому неудачи наносят глубокую травму. Но если твердить: «Я никогда не научусь писать как следует», – можно и впрямь убедить себя в этом. Это не пойдет вам на пользу и будет мешать делать карьеру. Любой человек с нормальным уровнем интеллекта может научиться писать отличные письма.

Сетевой этикет

В e-mail вполне уместны сокращения. Язык электронных писем прям и чужд формальностей, поэтому сокращения – «I’ll», «he’s», «we’re» – здесь в порядке вещей. Отсутствие церемоний подчеркивает товарищеские отношения с коллегами. Кроме того, сокращения экономят время. Заменив «she would» на «she’d», мы ускорим мысленную обработку информации на несколько наносекунд. А в бизнесе дорогá каждая секунда работы мозга!

Однако бывают ситуации, когда лучше писать слова целиком. Такие официальные материалы, как юридическая документация или выговоры, не допускают использования сокращений. Они неуместны и в заявлениях, которые содержат резкую критику. «He will not» или «she would prefer» звучит более внушительно, чем «he won’t» или «she’d prefer».

Помните и еще об одном. Начинающие и неопытные писатели, а также те, для кого английский – не родной язык, обычно используют меньше сокращений, чем те, кто владеет письменной речью свободно. Сокращения ассоциируются с беглостью и хорошим слогом, а их отсутствие – с недостаточным знанием языка.

Чтобы найти те части письма, где можно было бы использовать сокращения, прочтите e-mail вслух. Если вы используете сокращения в речи, но забыли про них на письме, это поможет вам найти то, что вы пропустили, и улучшить текст.

Ответственность за ошибку

Doug,

Предмет обсуждения

Thank you for your e-mail supplying evidence that the GS6 Factor Emollient is not binding in Fork 8 Upgrade testing.

Признание

As GS6 Factor Supervisor, I personally verified the binding data before we shipped. It appears, however, that the Lumina lab providing the base emulsion complex is experiencing data-corruption problems.

Пояснение

The thickening agent is not consistently performing to standards. Consequently, the base emulsion complex is subject to rapid deterioration at temperatures inferior to 3C. Our GS6 lab, as you know, does not test in these conditions.

Кто отвечает за ошибку

Because our lab cannot be responsible for conditions we are unable to test for, I suggest you contact Joe Perkins, Director of Quality Control at Lumina, to arrange this matter. His email is jperkins@lumina.com.

Подтверждение доброй воли

If I can assist you further, please let me know.

Regards,

Maria Houtling

GS6 Factor Supervisor

Vector, Inc.

mariahoutling@vector.com

Инструменты

Столкнувшись с жалобой, радуйтесь, что вам сообщили о проблеме

Не обороняйтесь, если не хотите, чтобы вас сочли виноватым. Если ваша совесть чиста, вы не будете чувствовать себя обиженным. Лучше скажите спасибо, что вам сообщили о проблеме.

Первым делом поблагодарите за информацию. Вам нужно подготовить почву для эффективной коммуникации, а не испортить отношения. Сохраняйте вежливый нейтральный тон. Не спешите каяться, но и не твердите, что невиновны.

Не бойтесь признавать свои ошибки

Лучший способ обезоружить жалобщика или агрессивно настроенного собеседника, – признать, что в его словах есть доля правды. Это выбьет у него почву из-под ног. Человек прислушается к вам, если вы отнесетесь к нему с пониманием.