Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

И напротив, если вы будете злиться, не желая признавать, что у жалобы есть основания, готовьтесь к дальнейшим нападкам. Если человек нашел время пожаловаться, он будет стоять на своем.

Объясните жалобщику, кто отвечает за проблему

Если вы хотите, чтобы вас оставили в покое, вы должны аргументированно объяснить, почему случившееся не ваша вина. Чем конкретнее ваши доводы, тем убедительнее они звучат.

Порекомендуйте, что делать дальше

Человек, который потратил время, чтобы рассказать вам о проблеме, заслужил получить что-то взамен. Мало сказать, что проблема лежит вне сферы вашей компетенции, – так вы обманете ожидания отправителя, который жаждет возмездия.

Чтобы сохранить хорошие отношения, вы должны дать ему дельный совет. Например, подсказать имя и контактные данные того, кто мог бы ему помочь. А может быть, вам следует лично переслать письмо нужному человеку. Если вы не знаете, кто занимается решением подобных проблем, подскажите, как найти этого сотрудника.

Покажите собеседнику, что вам небезразличен исход дела. Потратив на это несколько минут, вы заработаете немало очков. А в бизнесе личные контакты значат куда больше, чем кажется. Дружеские отношения могут стать важным подспорьем в будущем. Вы не знаете, кто встретится на вашем пути, чтобы помочь или навредить вам.

Входящие

Если с вами поступили несправедливо, вы ищете понимания. Вы хотите, чтобы люди признали вашу правоту. Чтобы вам посочувствовали. Любой человек хочет, чтобы его идеи, жалобы, предложения или обвинения были услышаны.

Именно поэтому важно показать, что вы разделяете мнение собеседника, даже если вас подмывает нажать кнопку «Delete» и заниматься своими делами дальше. Стисните зубы, поблагодарите отправителя и подтвердите, что его претензии обоснованны. Покажите, что его проблемы вам не безразличны. После этого у вас гораздо больше шансов убедить его, что вы не виноваты в случившемся.

Исправление ошибок

Xavier,

Предмет обсуждения

New information has come to light regarding the sale and use of Datamax.

Исходные данные

I was correct in stating that the Malaysian student may take the Datamax course offered by Vector – as long as course materials are public domain.

Новые данные

But it has come to my attention that:

• the student cannot have a current or prior association with the Malaysian government or with defense contractors;

• European subsidiaries are not in a position to provide technical support;

• the student is prohibited by law from U.S. support (including troubleshooting).

Therefore, the student will be in possession of products for which there is no available support whatsoever.

Furthermore, Cheryl rightly pointed out that there might be downstream policy reasons to retard the sale and use of Datamax in Malaysia. Revelations of the availability of Datamax in that country could cause negative publicity for the company, especially in the US.

Краткое выражение сожалений

Although the student may fulfill the conditions required to matriculate into the course, we want to steer clear of any future complications. I regret I didn’t have this information earlier.

Подтверждение доброй воли

I’ll let you know if the situation changes.

Regards,

Sharon Farmer

Cross-Border Oversight

Vector, Inc.

sharonfarmer@vector.com

Инструменты

Как признать свою ошибку

Сразу же сообщите адресату, что у вас появилась новая информация. Не нужно говорить, что вы не выполнили свою работу как полагается или допустили промах, – в крайнем случае об этом можно упомянуть позднее.