Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Недостаток взаимопонимания

Мало кого учили писать электронные письма. Но обойтись без этого умения на рабочем месте становится все труднее. С этой проблемой сталкивается уже не первое поколение. Люди находят работу своей мечты и с изумлением обнаруживают, что их навыки письменного общения не дотягивают до установленной планки. В университетах и колледжах этим навыкам не уделяют никакого внимания, хотя сегодня ими должен владеть любой квалифицированный специалист.

Глава четвертая Производители и поставщики

*****

Правка

До: напоминание о заказе

YOUR WEBSITE MUST BE A REAL MESS BECAUSE I ORDERED SEVEN COLOR CARTRIDGES AT THE END OF LAST WEEK IN AN URGENT SITUATION AND THEY STILL HAVE NOT ARRIVED AT THE OFFICE ALTHOUGH THE ORDER CONFIRMATION CAME THROUGH A WHILE AGO AND THEY APPARENTLY CLEARED THE CREDIT CARD ON THE SAME DAY!!!!!! WHERE ARE THEY??????? WHAT IS REALLY HAPPENING?????? DON’T YOU GUYS FOLLOW THROUGH ON YOUR ORDERS RIGHT AWAY LIKE YOU SAY YOU DO ON YOUR WEBSITE OR IS THAT JUST BLAH-BLAH-BLAH. FWIW GET BACK TO ME ASAP BECAUSE IF YOU AREN’T ABLE TO GET THOSE CARTRIDGES TO US IMMEDIATELY I WILL FIND ANOTHER OFFICE SUPPLY COMPANY WHO IS JUST WAITING FOR THE BUSINESS AND WHO WILL DO WHAT THEY SAY WHEN THEY SAY IT.:-(

Проблемы

Общий вид текста! На вас обрушивается поток негодования. Прописные буквы кричат во все горло. Пугающее нагромождение слов делает текст еще более агрессивным. Чтобы понять, что случилось, нет необходимости вникать в написанное. Достаточно бросить взгляд на экран, чтобы увидеть угрозы и оскорбления. Но нападение – не лучший способ обрести сторонников. Так вы добьетесь только одного: вас перестанут принимать всерьез.

Тон! Обвинения и нападки не ускоряют дело. Они выводят из себя и причиняют боль. Попытки запугать собеседника – если ты не сделаешь X, я сделаю Y – не решают проблему. Они лишь усугубляют ситуацию. Не стоит говорить человеку, что его сайт «a REAL mess»: тем самым вы нарушаете профессиональную этику. В письме должны быть только факты, давать волю чувствам или сквернословить недопустимо.

Структура предложений! Текст, напечатанный прописными буквами без знаков препинания, показывает, что автор забыл не только про грамматику. Изливая свой гнев, вы не добьетесь результата: такая реакция несоразмерна случившемуся и вызывает отторжение у собеседника.

Поведение подростка! Обилие восклицательных и вопросительных знаков выглядит так, словно вы не имеете понятия о пунктуации. Выражая свои чувства смайликами вроде:-(, вы ведете себя как желторотый юнец, которому неведомы правила деловой переписки. Сокращения, которые годятся для СМС, и большие буквы усиливают неприятное впечатление. Хотите ли вы, чтобы вас воспринимали как профессионала?

Решение

Разбейте текст на абзацы. Выделите важные факты, которые нужно донести до адресата, и сгруппируйте их в порядке значимости. Перепишите текст нормальными буквами. Если вы хотите получить ответ, постарайтесь, чтобы читать письмо было удобно и приятно.

Отделяйте чувства от фактов. Если вас поджимают сроки, выполнить этот совет непросто. Уберите из текста угрозы, обвинения и обидные слова – все, что вы никогда не сказали бы своему коллеге, которого уважаете. Если вы не скажете это тому, кого цените, не стоит говорить подобное другим. Отступите на шаг назад. Изложите факты, которые вывели вас из себя: что произошло и что подтверждает ваши слова.