Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Sonya,

Предмет обсуждения

As I mentioned today, July 13, on the phone, Vector, Inc. is committed to maintaining our business relationship with Lumina. Mutual profitability is the reason behind our request to amend our supply contracts as soon as possible.

Плохие новости

In a climate of financial austerity, Vector, Inc. is reducing costs by restricting new equipment purchases. Similarly, aggressive debt restructuring has led to a tighter balance sheet in which outlays are subject to close scrutiny. Moreover, losses in the Q3 supply sector have hit hard. Consequently, we cannot maintain our current quotas from Lumina.

Хорошие новости

But we do not want to damage our long-term partnership. Nor do we want injure the network we’ve worked so hard together to build. To offset the short-term quota reduction, Vector proposes extending the service agreements over a 3-year term.

Подтверждение доброй воли

I have attached a draft of the paperwork here for your consideration. Please get back to me with any questions or comments you might have.

Regards,

Yon Howard

Senior Business Unit Manager

Vector, Inc.

yonhoward@vector.com

Инструменты

Приводя доводы, опирайтесь на причинно-следственные связи

Причинно-следственные связи вшиты в саму структуру английского языка. Вспомните, как устроено типичное английское предложение: подлежащее-сказуемое-дополнение. Существительное с помощью глагола направляет свою энергию на дополнение. В предложении: «Vector buys Lumina subsidiary», – Vector воздействует на конечный объект, в данном случае это дочерняя компания Lumina.

Иными словами, английский синтаксис (порядок слов в предложении) имеет собственную логику. Можно сказать, что язык задает определенный строй мыслей.

Если вы используете формы, естественные для языка, вы идете проторенным путем. Здесь вероятность заблудиться невелика. Однако, если вы ступите на неизведанную территорию, вас ждут проблемы. Если вы употребляете формы, чуждые для языка, вам придется нелегко. Это хорошо известно каждому, кто пытался перенести выразительные средства одного языка в другой.

Когда вы ставите во главу угла причинно-следственные связи, английский язык на вашей стороне. Считайте, что вам повезло.

Одно должно вытекать из другого

Чтобы доводы, которые опираются на причинно-следственные связи, были убедительными, излагайте мысли последовательно. В цепочке посылок и следствий одно должно вытекать из другого и подводить к итоговым выводам. Когда порядок изложения логичен, выводы выглядят бесспорными. Если адресат видит неопровержимые аргументы, он скорее всего согласится с вами. Или как минимум будет вынужден найти веские доводы для отказа.

Используйте слова, которые подчеркивают причинно-следственные связи

Слова и выражения, которые подчеркивают логику изложения, делают рассуждения более убедительными. Такие лексические связки, как «To begin with», «Next», «In addition», «Therefore», помогают осмыслению текста – благодаря им он становится более стройным и связным. Если грамотно подвести оппонента к решающим доводам, он вряд ли сумеет оспорить вашу точку зрения.

Совет

Лучше меньше, да лучше

Люди, которые страдают от синдрома ПСЗ (Прикрой Свою Задницу), как правило, не умеют эффективно общаться. Почему? Как сказал мне один генеральный директор, они «растолковывают каждую мелочь в таких подробностях, что способны надоесть до смерти». Они так боятся забыть нечто важное, что обрушивают на собеседника лавину ненужных сведений. Опасаясь упустить нужное, они валят в кучу все, что придет в голову. В результате письмо, которое могло бы уместиться в три абзаца, расползается на две страницы (и непременно сопровождается вложениями).