Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Будьте осторожны с вложениями. Скажем откровенно: не все они одинаково важны. Без некоторых вполне можно обойтись. Одни вы открываете, потому что они нужны для работы. Другие – когда у вас есть время. А третьи удаляете, не читая.

Чтобы адресат открыл вложение – а может быть, даже распечатал и прочел его, – нужно убедить его сделать это. Иначе люди будут воспринимать ваши вложения как незваных гостей, которые доставляют лишние хлопоты.

В действительности вы уже знаете, как это делается. Нужно упомянуть вложение в теле письма, например так: «The attachment shows the latest figures», – или так: «Please see attached». Каждое вложение требует отдельного упоминания.

Уведомлять о вложении следует в конце – в конце предложения, абзаца или письма. Просить адресата посмотреть вложение в середине фразы – все равно что отвечать на телефонный звонок во время киносеанса. Это раздражает. Это мешает чтению. Это сбивает с мысли.

Многие люди дублируют содержание вложений в письме. Не делайте этого. Достаточно кратко передать общий смысл вложенного документа. Если вы дословно повторяете его текст в письме, вложение теряет смысл.

Вложение не конкурирует с письмом. Вложение не заменяет его. Вложение дополняет текст письма.

Поспешишь – людей насмешишь

Высокая скорость связи заставляет людей торопиться. Но когда речь идет о e-mail, лучше притормозить. Не жалейте времени на работу над текстом – эти усилия непременно принесут плоды. Помните, в сообщении, написанном в спешке, обычно остается немало ошибок.

Просьба предоставить кредит

Cris,

Предмет обсуждения

As you know, Vector, Inc. is restructuring to mutually benefit our longstanding business relationships with Lumina Corp. For the same reason, Vector requires credit extension.

Аргумент 1

Vector’s reconciliated accounts present a strong case for extending the line to 50K. While in the short term, the debt ratio will temporarily increase, so will the margins.

Аргумент 2

By May 2008, our debt-to-equity ratio will reflect gains from joint marketing agreements as well as amendments in factors of production. The extended line allows Vector to capitalize on opportunities while reducing accrued expenses. The full financial statement is attached.

Выгодное предложение

As Vector expands existing operations in Central and South America, it will open new markets for Lumina Corp. I look forward to discussing the details of these incentives over the phone prior to our meeting. Please e-mail me your availability.

Подтверждение доброй воли

I am always available to provide additional information.

Regards,

Ambra Greason

Senior Accounts Analyst

Vector Dimensional

ambragreason@vector.com

Инструменты

Держитесь уверенно и невозмутимо, даже когда просите слишком много

Любой текст рассказывает правду об авторе. Читая одно письмо, вы чувствуете искренность отправителя, читая другое, понимаете, что вас пытаются провести. Указать конкретные слова, фразы или мысли, которые говорят об этом, бывает трудно, а порой невозможно.

Это объясняется тем, что достоверность сказанного оценивается не по отдельным словам или формулировкам. Зачастую она проявляется неявным образом на более высоком уровне: в общей структуре текста, в манере изложения. Иными словами, здесь важнее не анализ, а синтез.

Когда вы пишете e-mail, особенно если речь идет о сложном и важном письме, соберитесь и постарайтесь показать себя с лучшей стороны. Если вы делаете это через силу, чуткий адресат сразу заметит это. Если вы убеждены, что на вашу просьбу ответят отказом, скорее всего так и будет.