Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Порядок изложения информации в e-mail важнее, чем в бумажном документе. В бумажной переписке можно было позволить себе роскошь сначала заинтриговать адресата и лишь потом сообщить самое главное. С e-mail дело обстоит иначе. Здесь нужно поместить самое важное в начало сообщения, а не в середину или в конец. Именно начало текста выводится на экран, когда мы открываем документ. Остальная часть письма часто скрыта от глаз. То, как поведет себя читатель, зависит от первых строк.

Принцип выносить главное в начало относится и к синтаксису (порядку слов) предложения. Посмотрите, как выстроено предложение: «Please join me in welcoming our new Human Resources Manager, Laura Morrison, on June 16, 5:00–7:00 pm, in Duncan Hall». Его можно разбить на отдельные составляющие, которые расположены в порядке снижения значимости.

Please join me = босс обращается к подчиненным с просьбой; in welcoming = цель мероприятия; our new Human Resources Manager, Laura Morrison = лицо, которое будут чествовать; on Friday, June 16 = день и дата; 5:00–7:00 pm = время; in Duncan Hall = место.

Предложение структурировано таким образом, что главная информация – приглашение босса – появляется первой, а второстепенная – место проведения мероприятия – сдвигается в конец. Такой порядок слов помогает привлечь внимание к главному. В большинстве случаев сказанное в начале привлекает больше внимания, чем последние слова.

Попробуем поменять порядок слов в предложении: «In Duncan Hall, from 5:00–7:00 pm on Friday, June 16, our new Human Resources Manager, Laura Morrison will be welcomed by all of us».

В этом примере самым главным моментом становится Duncan Hall – ведь он стоит в начале предложения. А время праздника делается важнее даты, иначе почему мы начинаем с времени и лишь потом называем число? И, наконец, мы выясняем, кто виновник торжества, и узнаем, что все мы приглашены на праздник. Порядок слов в этом предложении противоречит внутренней логике английского языка, и это чувствуется сразу.

Хотя профессиональные писатели иногда нарушают это правило ради стилистических эффектов, в деловой переписке изложение сведений в порядке значимости – это оптимальный путь.

Переписка – дело серьезное

Некоторые люди относятся к созданию текстов во время работы не слишком серьезно. Они не радуются, написав удачное письмо, и не уделяют особого внимания навыкам письменной речи. Не стоит недооценивать эффективные деловые письма. Любая компания, где сотрудники владеют слогом и умеют блестяще излагать свои мысли на письме, имеет конкурентное преимущество. Если же люди не обучены писать тексты, организации приходится туго.

Совет

Гендерно-нейтральный язык

В последнее время в деловом языке происходят революционные изменения. Гендерно-эксклюзивную лексику вытесняет иная. Сексистские словечки – и гендерно ориентированная фразеология – исчезают из корреспонденции. Американский деловой английский становится гендерно-нейтральным.

К примеру, никто больше не использует в приветствии слово «Sirs», за исключением случаев, когда автор хочет подчеркнуть, что он родом из Старого Света. (И поэтому не лучший партнер для бизнеса!) Подобным образом, никому не придет в голову использовать слово «Oriental» применительно к японцу. В этом случае более уместно «Asian», так же как слово «disabled» звучит лучше, чем «handicapped». На первый взгляд, речь идет о чисто косметических изменениях, и кому-то все это кажется суетой на пустом месте, но это не так. Чтобы изменить образ мышления людей, нужно изменить их язык.

Когда тот, кто привык обращаться к адресату «Sir», станет писать «Dear Shipping Agent», он не просто посылает сигнал о том, что чужд сексизма. Он признаёт, что получатель письма может оказаться женщиной.

Инклюзивность применительно к электронной почте требует помнить о больших числах. Одним нажатием клавиши вы отправляете письмо через киберпространство, людям, которые живут в разных уголках земного шара. Получатель может оказаться женщиной или мужчиной, юношей или стариком, корейцем или кувейтцем, канадцем или аргентинцем. Нужно помнить обо всех, кто может попасть в число адресатов.

Выделять какую-то группу по социальным или физиологическим признакам недопустимо. Именно поэтому в деловой переписке не место шуткам. Анекдоты о блондинках кажутся безобидными, если вы не блондинка, которой стереотипы попортили немало крови. То же самое относится к анекдотам про заик или лилипутов: смеяться над внешностью и физическими недостатками людей непозволительно. Это попросту дурной тон.