Читаем Kind Regards. Деловая переписка на английском языке полностью

Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Значение слов меняется, оно обусловлено контекстом. На их смысл влияют фраза, абзац, текст и порядок чтения документа. Кроме того, коннотации слова зависят от автора и читателя: их симпатий и антипатий, ожиданий, знаний и настроения.

Цифры – убедительный довод

Если, просматривая текст, человек видит много цифр, у него возникает ощущение, что автор объективен и опирается на факты. Когда адресат читает текст внимательно, цифры становятся еще более убедительным аргументом.

Старайтесь обозначать числа не словами, а арабскими цифрами. Вместо «four years at my post», напишите «4 years at my post». «Moved from the fifth rank to the fourth» замените на «moved from number 5 to number 4».

Цифры помогают структурировать изложение – вы можете пронумеровать свои тезисы, например, так: (1), (2) и (3). Читатель не только поймет такой текст быстрее, но и воспримет его как логичный, надежный и правдивый.

Цифры экономят время

«Three-hundred and thirty-three thousand seven-hundred and forty-eight» может потребоваться в контракте, но в ином контексте такое написание – пустая трата времени. Куда лучше написать «333,748». Вместо «The meeting is at four o’clock» напишите «The meeting is at 4 PM». И даже «I phoned five times» в e-mail лучше заменить на «I phoned 5 times».

E-mail становится все более стремительным и кратким средством обмена информацией, и железное правило английской грамматики – никогда не начинать предложение с цифр – нарушается все чаще. Мы можем использовать фразу: «10 new outlets have opened», – не рискуя навлечь на себя гнев грамматистов.

Отсутствие на рабочем месте

Hello,

Предмет обсуждения

I’m away from my desk Oct. 10–21, 2007.

Заверение

Your e-mail will be saved and read upon return.

Альтернатива

If you have a pressing problem, please contact Susan Fryland at susanfryland@vector.com.

Regards,

Robert Grunman

Business Unit Manager

Vector, Inc.

robertgrunman@vector.com

Инструменты

Не забудьте предупредить, что не сможете отвечать на письма

Казалось бы, что может быть проще, чем написать: «I’m away from my desk» – и отправить такое сообщение коллегам? Оказывается, это заблуждение. Такие письма часто посылают неправильные сигналы. Люди получают информацию, но не всегда воспринимают ее так, как нужно.

К примеру, сообщение «I’ll be on vacation next week…» может вызвать негативную реакцию. Вы уходите в отпуск? Это значит, вы не будете работать? Но ведь бизнес требует неусыпного внимания 24 часа в сутки!

Даже если вы заслужили отдых, не нужно хвастаться. А то и вовсе упоминать об этом. Не факт, что это обрадует тех, кто продолжает трудиться не покладая рук. Люди могут позавидовать вам и даже разозлиться.

Избегайте обезличенных сообщений

«This e-mail will not be answered before March 19», – плохой вариант. Адресат не знает, почему вас не будет на рабочем месте, и беспокоится, вернетесь ли вы вообще.

Люди могут понять такую формулировку неправильно. Например, воспринять ее как отказ. Представьте, что ваш коллега направил вам откорректированный план производства. Он ждет ответа и надеется, что вы оцените его труд, а вместо этого получает крайне нелюбезное уведомление.

Фраза «This e-mail will not be answered before March 19» выглядит так, словно ее сгенерировала компьютерная программа. Человек, который не пожалел времени, чтобы сообщить вам необходимую информацию, едва ли обрадуется общению с машиной – сетевое общение и так обезличивает собеседников. Людям нужно хотя бы иллюзорное подтверждение, что вы остаетесь на связи и по-прежнему думаете о бизнесе.

Сделайте уведомление об отсутствии более человечным

Самый простой способ добавить в текст теплоты – использовать личное местоимение и указать – в самом общем виде – причину отсутствия. К примеру, так: «I’ll be traveling and unable to regularly respond to my e-mail Sept. 12–28». Обратите внимание на глагол: «I’ll be unable to respond», а не «I’ll be unable to check».

Если вы проверяете свою почту, вероятность ответа повышается. Если же вы не собираетесь работать в указанный срок, не вводите людей в заблуждение. Дайте им знать, что ответите по возвращении или в назначенный день. Возможные варианты: «I’ll be unable consult my e-mail between Feb. 13–30». Или «I’m on leave from Jan. 6 to April 19».