Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Jean, Michelle, Chris, Lo,

Предмет обсуждения

Upper management has brought to my attention that the M5 account has capital expenditures inconsistent with allocated assets recorded in the Q2 budget.

Ситуация

Because you are all valued employees, it is assumed that you had very good reasons for signing off on the budget. These inconsistencies, however, reflect poorly on our projections and compromise our performance as a team. They must be rectified immediately.

Стратегия

Please send me information on the net present value, internal rate of return, and payback period of Lumina Corp. by the close of the business day, Tuesday, March 10. Once GIGO is ruled out, I’m certain you will have a legitimate explanation for the discrepancy.

Подтверждение доброй воли

Bring the necessary docs to Friday’s staff meeting and feel free to contact me with your concerns.

Regards,

Sheila Tann

Investment Officer

Vector, Inc.

sheilatann@vector.com

Инструменты

Апеллируя к чувству коллективной ответственности, не злоупотребляйте словом «I»

Хотя обычно местоимения «I» и «you» хорошо вписываются в контекст делового письма, иногда не стоит вызывать огонь на себя. «I» всегда рад поздравить подчиненных с хорошими результатами, но не любитель спорить с людьми о нестыковках в бюджете.

Опуская местоимение «I», вы перестаете быть активным участником происходящего. Выражение «It has become apparent that» дает понять, что речь идет о фактах, а слова «Upper Management has brought to my attention…» возлагают бремя ответственности на команду управленцев. Требования предъявляете не вы, а те, кто стоит за вами.

Сохраняйте оптимистичный тон

Если вам нужно заставить других сделать что-то, лучше завоевать доверие людей, чем подталкивать их к сопротивлению. Избегайте обвинений и упреков, пока не изучите все обстоятельства. Требуя от подчиненных определенных действий, подтвердите, что компания ценит их профессионализм, и выразите надежду, что проблема разрешится наилучшим образом. Дайте людям понять, что вы доверяете им, – и они ответят вам взаимностью. Думайте о них хорошо, пока не появятся основания для обратного.

Сформулируйте задачу как можно точнее

Если вы не скажете, чего хотите, вы не добьетесь своего. Укажите, какая информация вам нужна, когда вы хотите ее получить и на какой результат рассчитываете.

Умение писать письма влияет на результаты работы

Всем известно: если персонал не умеет писать письма, это снижает производительность и ухудшает результаты. Каждый, кому приходится многократно перечитывать e-mail, пытаясь понять его смысл, испытывает раздражение. Время, которое уходит на расшифровку никуда не годных писем, можно потратить с большей пользой.

Сетевой этикет

Иногда нажимая кнопку «Send», мы совершаем ошибку. Когда-нибудь это случается с каждым. Вы хотите послать жалобу коллеге и нечаянно рассылаете ее всем, кто есть в адресном списке. Чаще всего это происходит, если вы пишете письмо в гневе, зная, что отправлять его не следует. Но в конце концов все же делаете это. Случайно.

Поскольку такое бывает с каждым, получатель обычно проявляет великодушие. Скорей всего он прочтет письмо, которое не предназначено для его глаз, и, возможно, в коллективе пойдут сплетни, – если факты того заслуживают. Но вряд ли подобный промах оставит несмываемое пятно на вашей репутации, – конечно, если написанное не выходит за рамки дозволенного.

Если вы оказались в такой ситуации, не стоит просить прощения. Это лишь разожжет всеобщее любопытство, и тот, кто удалил бы ваше письмо как спам, прочтет его с удвоенным вниманием.