Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Все мы получали письма, которые вызывают улыбку, огорчают или даже злят. И хотя эти чувства реальны, трудно определенно указать их источник. Многие, к примеру, считают, что «I’m sorry» звучит более эмоционально, чем «I regret», а «update» – более нейтрально, чем «information». Или что список выглядит более сухим и беспристрастным, если позиции промаркированы буллитами (•), а не тире.

Градус эмоций в письме зависит от:

• отношений между отправителем и адресатом: давно ли они знакомы, близки ли по духу, общаются ли на равных или как начальник и подчиненный;

• ситуации, в которой создается e-mail, в том числе временных ограничений и длины предшествующей цепочки писем;

• предмета обсуждения;

• организации материала, строя речи, пунктуации и лексики;

• сознательности, чувствительности и настроения отправителя;

• сознательности, чувствительности и настроения получателя.

Эти и другие факторы влияют на эмоции, которые вызывает e-mail. Автор может по-разному изложить свои мысли, сделать акцент на одних аспектах темы и отодвинуть на второй план другие, но ему не под силу повлиять на настроение адресата, когда тот будет читать письмо. Точно так же он не в состоянии изменить свое место в организационной или социальной иерархии.

Может ли отправитель управлять эмоциями адресата? Едва ли. Ему подвластны лишь некоторые факторы: время отправки, компоновка текста, строй речи, лексика и т. п. К примеру, следует помнить, что сокращения, принятые в чатах, и выделение фрагментов большими буквами производят не лучшее впечатление. А слова «I feel that…» в начале письма задают иной тон, нежели «I think that…».

Хотя в деловой переписке предпочтителен эмоционально нейтральный тон, иногда без выражения чувств не обойтись. Когда кто-то из ваших коллег попал в тяжелую ситуацию, когда ваш товарищ получил награду, когда хочется сказать спасибо за помощь и поддержку, самое время проявить теплоту и человечность.

Письмо становится более эмоциональным, если в тексте есть:

• местоимение «I»;

• приметы дружеских отношений автора и адресата.

Сравните две фразы: «It is very unfortunate to hear of your husband’s unexpected death» и «I was saddened by the news of Robert’s passing». Во втором предложении используется «I» в сочетании «saddened», именем покойного – «Robert» – и эвфемистическим «passing» вместо прямого «death». Все это позволяет выразить искреннее сострадание вдове покойного.

Порой людям нелегко сменить привычный деловой тон на более теплый. Хладнокровному, уверенному в себе человеку трудно признать, что он испытывает бурные непредсказуемые эмоции. Именно поэтому нужно уметь правильно выразить свои чувства.

Ваше письмо должно быть доброжелательным и теплым, но не слишком сентиментальным. Адресат будет тронут искренним участием, даже если вы ограничитесь парой фраз.

Как надо

Отправляйте e-mail с выражением чувств как можно быстрее.

Обязательно укажите причину, которая побудила вас написать письмо: ущерб, потеря, награждение или просто желание сказать спасибо.

Старайтесь, чтобы ваши слова звучали тепло и искренне.

Представьте, что бы вы хотели услышать, оказавшись на месте адресата.

Как не надо

Не тяните с отправкой письма, даже если написать его непросто.

Не бойтесь высказываний от первого лица.

Не прячьтесь за маской делового человека.

Не забудьте упомянуть ситуацию, которая побудила вас написать письмо.

Как утешить коллегу

Стихийное бедствие

Sya,

Выражение сочувствия

Конкретное предложение

Дальнейшие действия

I am very sorry to hear about the damage to your property in the recent fires. It must be a very difficult time for you and your family. I would be happy to loan you a car if it’s helpful. Or if you need a hand salvaging, please let me know. I’ll check back soon to see how things are going.

Cor Pirensi

Sales Development Director

Vector, Inc.

corpirensi@vector.com