Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Стихийное бедствие

Pablo,

Выражение сочувствия

Сострадание

Ободрение

I was sad to learn your family has been hit by the recent floods. It is a horrible thing to go through, as I learned a few years ago when I lived in the flood path of the Mississippi. I remember feeling utterly powerless, and then finding, somehow, the courage to rebuild. You’ll get through this. Please phone me if you’d like to talk.

Henri Attia

Associate MIS Director

Vector, Inc.

henriattia@vector.com

Жертва преступления

Columbe,

Выражение сочувствия

I just found out from Sid that your house was robbed and ransacked while we were at the IT conference. I’m at a loss as to what to say, other than to express my heartfelt sympathy.

Конкретное предложение

Дальнейшие действия

I would be happy to contact the insurance companies and security company on your behalf – you could say that I have experience in this area! And please feel free to use my name if it’ll help. I’ll give you a call to see if there’s anything I can do to help.

Peter Mahoun

Director of Corp. Underwriting

Vector, Inc.

petermahoun@vector.com

Инструменты

Кратко упомяните случившееся, не вдаваясь в детали

Не нужно говорить о том, что Mercedes перевернулся и врезался в столб или что от дома осталась горстка пепла. Просто дайте понять: вы знаете, что произошло.

Утешая адресата, сошлитесь на собственный опыт преодоления невзгод

Если у вас был подобный опыт, сообщите об этом и предложите поговорить. Тот факт, что кто-то другой пережил похожие неприятности, утешает и успокаивает.

Предложите конкретную помощь

Подумайте, что вы можете сделать для адресата. Предложение должно быть реалистичным – не стоит предлагать кров семье из четырех человек, если у вас дома нет места. Иногда для того, кто попал в тяжелую ситуацию, важны даже мелочи – телефонный звонок или полезные связи.

Варианты

I was sad to learn…

I am very sorry to hear about…

I was unhappy to learn…

I was very worried when I heard that…

I was shocked to hear…

I was distressed to learn…

I would like to offer my sympathy for your recent hardship…

Please accept my sympathy for your recent hardship…

Неряшливые письма – проявление эгоизма

Если вы не потрудились четко выразить свои мысли, вы демонстрируете адресату лень и безразличие. Ему приходится додумывать, что вы имели в виду.

Если в спешке вы не структурировали текст e-mail должным образом, вы показываете, что цените свое время выше, чем время адресата. Ему придется самому отыскивать в письме главное.

Если вы не проверили письмо перед отправкой, чтобы исправить мелкие недочеты, адресат понимает, что вас не заботит его комфорт. Он будет сам отыскивать ваши ошибки.

Не забывайте, что коммуникация – это двусторонний канал. Если вы не постарались изложить свои мысли понятно и просто, вы перекладываете свою ношу на адресата. Это выставляет вас не в лучшем свете.

Как выразить соболезнования