Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Для получателя, не для отправителя

• Получатель должен быть способен понять e-mail.

• Получатель должен уметь быстро найти в письме главное.

• Получатель не обязан заниматься дешифровкой невразумительных писем.

• Получатель не обязан просить разъяснений у отправителя, который не умеет внятно излагать свои мысли.

• Получатель заслуживает уважения – не заставляйте его читать многократно повторяющиеся мысли и фразы.

• Получатель заслуживает уважения – не отправляйте ему текст с грамматическими ошибками.

• Получатель должен ощущать, что отправитель позаботился о его комфорте.

• Прочитав письмо, получатель должен узнать нечто новое.

Как поздравить с личным торжеством

Свадьба

Mia,

Радостное событие

Энтузиазм

I’m writing to tell you how happy I am to hear your good news! Congratulations on your recent marriage. I’m certain it’s going to be a wonderful, new phase of life for you. I wish you all the best.

Chao Thorn

Business Unit Manager

Vector, Inc.

chaothorn@vector.com

Награждение

Jess,

Радостное событие

Результат

Подтверждение доброй воли

Congratulations on your Better Business For The New Economy nomination! This is a fitting tribute to your accomplishments here at Vector and in the community. I am very happy that your achievements have been acknowledged by your business peers. I am forwarding the announcement of your nomination to Vector Direct so readers on the intranet can applaud your accomplishment, too.

Colin Corel

Director, Operations and Strategy

Vector, Inc.

colincorel@vector.inc

Инструменты

Позвольте себе пару восклицательных знаков

В поздравительном письме не обойтись без восклицательных знаков. Подчеркивая эмоции – приятное удивление и восторг, – этот знак препинания задает теплый сердечный тон, не свойственный, к примеру, точке с запятой.

Восклицательный знак в начале письма придает тексту радостно-приподнятую интонацию, а в конце – помогает завершить речь на позитивной ноте. Восклицательные знаки ставятся после комплиментов, добрых пожеланий или выражения сильных эмоций. Это что-то вроде дружеского хлопка по плечу – от него становится хорошо на душе.

Но, опять-таки, не переборщите. Избыток восклицательных знаков вызывает обратный эффект, заставляя усомниться в искренности отправителя.

Говорите по существу

Если вы пишете поздравительное письмо, достаточно трех-четырех фраз. Упомяните причину торжества, выразите свою радость и отметьте значимость события. Если оно связано с работой, подчеркните, что усердие вознаграждается. Завершите e-mail добрыми пожеланиями.

Не выпячивайте свое «я»

Если вы поздравляете человека с личными достижениями или семейным торжеством, говорить о себе – дурной вкус. Ссылаться на личный опыт уместно, если у другого случилась неприятность. Если в чужой жизни произошло радостное событие, не нужно привлекать внимание к своей персоне, чтобы не показаться завистником или эгоистом.

Делитесь хорошими новостями

Некоторые трубят о своих достижениях на каждом углу. Но одно дело – похваляться своими победами, другое – радоваться успехам ближнего. Рассказывайте коллегам о чужих успехах. Такая информация распространяется через новостные рассылки, публикации в корпоративной сети, выступления на совещаниях. Люди будут признательны за внимание к их достижениям и за то, что вы укрепляете командный дух в компании.

Как сказать спасибо