В силу политической важности этих материалов Коллегия иностранных дел еще в XVIII в. обратила внимание на их сохранность и упорядочение. Во главе архива стояли известные историки Г. Ф. Миллер, Н. Н. Бантыш-Каменский, И. Ф. Стриттер, А. Ф. Малиновский. К началу XIX в. архив превратился в крупный научно-исторический и культурный центр Москвы. В старинное, с толстыми стенами и узкими окнами здание на углу Колпачного и Хохловского переулков посмотреть на древние хартии часто приходили иностранцы. Здесь, в одной из трех свободных от пыльных бумаг комнат, под неусыпным взором архивных сторожей-инвалидов некоторое время копировал документы для своих исторических сочинений Н. М. Карамзин.
Среди современников архив получил славу «рассадника для образования к статской службе лучшего в Москве дворянства». При нем разрешалось иметь десять юнкеров из привилегированных дворянских семей. «Легко себе можно представить, — вспоминал Вигель, служивший одно время там, — как много было желающих занять такие места» [20]. Это был один из первых опытов занять дворянских детей полезным делом. После двух-трех лет службы в архиве они обычно отправлялись доучиваться в заграничные университеты, переезжали в Петербург для получения выгодного места. Среди них оказались многие будущие общественные деятели (братья И. В. и П. В. Киреевские, Д. В. и А. В. Веневитиновы, С. Н. Шевырев, А. О. Корнилович и другие). В целом же молодые князья, графы, камергеры, начиная здесь свою карьеру, снисходительно относились к порученной им в архиве работе.
В конце XVIII — начале XIX в. архив возглавлял выдающийся архивист Н. Н. Бантыш-Каменский (1737–1814). Потомок молдавского княжеского рода Кантемиров, ученик Миллера и сотрудник по историческим изданиям Новикова, человек, получивший духовное и университетское образование, он проработал в архиве свыше 50 лет, пройдя путь от рядового архивариуса до директора. Вкусивший в молодости идеи Просвещения, Бантыш-Каменский стал выдающимся собирателем исторических фактов, одним из первых отечественных библиографов и археографов. Среди современников, занимавшихся историей, он слыл своеобразным «патриархом», поражая своими историческими познаниями. Его многотомный «Обзор внешних сношений России» оказался первым систематическим трудом, освещавшим внешнюю политику России с древнейших времен до начала XIX в.
Жизнь этого человека была наполнена постоянными заботами по архиву. В 1812 г., накануне вступления французов в Москву, ценой немалых усилий ему удалось получить у главнокомандующего Москвы графа Ф. В. Ростопчина подводы для эвакуации документов архива и вместе со своими сотрудниками спасти их от гибели. Он-то стал и руководителем первых начинаний кружка в области изучения истории.
Еще в бытность Миллера директором архива здесь возникла мысль издания дипломатических документов по образцу роскошной французской публикации XVII в. Ж. Дюмона. Тогда же были выявлены соответствующие документы, произведен расчет денежных средств, но смерть Миллера и отсутствие финансовой базы привели к тому, что проект не был реализован.
Очевидно, ознакомившись с этим проектом, Румянцев еще 25 февраля 1811 г. представил на имя Александра I доклад, в котором «усердствуя пользам всемилостивейше вверенного мне иностранного департамента и желая споспешествовать образованию чиновников, посвящающих сему служению, равно как и распространению общеполезных сведений», предлагал приступить к такому изданию на свои личные средства [21]. Он предусмотрительно оставлял за собой право руководства будущим предприятием даже в случае, если покинет пост министра иностранных дел. В докладе Румянцева отчетливо проводилась мысль о политическом значении публикации: уже во второй половине XVIII в. русское правительство в своей внешнеполитической деятельности начало широко использовать обзоры и исторические справки о дипломатических сношениях России с различными странами. Обзоры готовились по документам архива Миллером, Бантыш-Каменским и Малиновским. В глазах Румянцева это должно было стать престижным для России делом еще и потому, что почти одновременно подготовкой аналогичных публикаций занялись в других европейских странах: Германии, Швеции, Дании, Англии.