Корейское искусство общения. Как находить подход к любому собеседнику и строить прочные отношения

Ненужные вступления лучше исключать. «Как ваши дела? Хочу сказать вам вот что…», «У меня есть вопрос, поэтому я вам пишу» – подобные фразы не имеют значения, просто сотрите их. Трудно оценить, сколько времени вам нужно уделить собеседнику, когда он пишет: «У меня есть вопрос, можно ли с вами поговорить?» В таких случаях я думаю, что это долгий телефонный разговор, поэтому отвечаю, что мне сейчас неудобно. Люди, которые хорошо выполняют свою работу, переходят сразу к сути.

«Это касается поручения исполнительного директора с совещания от 18-го числа. 1–3 номер. Нужно провести занятие в соответствие с этим содержанием. Когда после обеда вам будет удобно поговорить? Это займет всего 5 минут».

В таком случае, поскольку вопрос, который нужно обсудить, изложен в сообщении, можно быстро понять, о чем пойдет речь. Обычно в ответ на подобное сообщение я просто перезваниваю. Успешные люди предпочитают звонки, потому что они не занимают много времени.

Когда я читала лекции в Samsung Electronics, со мной контактировал сотрудник с отличными коммуникативными навыками.

«Директор Чон Хын Су, пришлите, пожалуйста, даты шести лекций в следующем месяце. Буду признателен, если Вы сделаете это до 25 числа».

Я сразу ответила. Позже я получила сообщение «Принято. Мы подтверждаем эти даты». Лаконично. Поздравительное сообщение тоже было лаконичным.

«Из всех мероприятий Samsung Electronics лекции преподавателя наиболее высоко оцениваются нашими сотрудниками. Большое спасибо. Счастливого праздника».

Мне приятно получать эти сообщения, потому что написано понятно и лаконично.

«Говорить по телефону сложно»

Число людей, испытывающих трудности с телефонными звонками, растет. Это связано с тем, что в последнее время у нас появилось так много разнообразных инструментов для общения с помощью текста. Если вы в числе этих людей, у меня есть утешительная новость. Мне тоже трудно говорить по телефону. Вы можете удивиться: «Но вы так хорошо говорите и даже учите этому?» Я не говорю по телефону, если могу этого избежать. Особенно, когда звонят с незнакомого номера. Но иногда я все-таки отвечаю.

В основном это звонки из страховых компаний, банков, кредитных организаций и больниц. В таких случаях я даже не говорю: «Алло». Если я молчу, человек на другом конце провода несколько раз повторяет «Алло», а затем, проверив, что звонок подключен, рассказывает о своих намерениях. Если это больница, то они звонят подтвердить запись, если кредитная организация, то сообщить об истечении срока действия карты. В таком случае я говорю: «Да» и разговор продолжается. В конце я говорю: «Спасибо». Если это спам или опрос общественного мнения, я отключаюсь.

Бывает, что мне звонят с предложениями о работе по рекомендации от моего окружения. К такой ситуации я не готова, это нежелательный телефонный звонок. Это значит, что мои контакты были предоставлены кому-то без моего согласия. Как правило, люди, которые меня знают, сначала спрашивают моего мнения. Если я согласна, они передают мои контакты. Тогда я знаю, что со мной свяжутся. В противном случае я прошу сообщить мне имя и название компании, а затем вежливо прошу направить свой запрос на мою электронную почту. Звонок длится меньше минуты. После этого мы общаемся по почте.

Заранее согласуйте звонок, и звоните только в рабочее время

Договаривайтесь о телефонном звонке заранее. Сперва стоит обменяться электронными письмами или сообщениями, и только потом обсудить важную информацию по телефону. Это будет «телефонная встреча». Обычно я провожу онлайн– или офлайн-встречи, и говорю по телефону, только если это короткий разговор. Напишите, чтобы договориться о времени звонка.

«Я бы хотел поговорить с Вами, это займет около 10 минут. Когда Вам будет удобно сегодня?»

В остальном используйте электронную почту и сообщения вместо телефонных звонков. Все это делайте в рабочее время с 9:00 до 18:00. Если мне нужно отправить план лекции, документ или рукопись в нерабочее время, я заранее прошу разрешения на это в рабочее время.

«Я пришлю Вам электронное письмо рано утром. Вы увидите его, когда приедете на работу».

«Пришлю сегодня вечером. Посмотрите, пожалуйста, завтра утром».

Допустим, мой начальник слишком часто звонит мне в рабочее время и долго говорит, когда я отвечаю на телефонный звонок, что вызывает у меня стресс. Он действительно плохо справляется со своей работой. Это срочно и важно, но, если я не отвечу, у меня появится оповещение о пропущенном звонке, в дополнение к этому можно оставить сообщение на автоответчике. Давайте не будем реагировать на тех, кто продолжает названивать и ругается, когда мы вынужденно отвечаем. Не поддавайтесь тому, что доставляет вам слишком много неудобств. Лучше подумайте: «Почему этот человек так нервничает? Бедный». Будет ли этот человек вести себя так же со своим начальством? Ни за что. В тяжелых случаях давайте просить компанию принять меры.