Культура русской речи: учебное пособие

По тематическому признаку проводится условное разделение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. В сфере торговых отношений сложились определённые типы коммерческих писем: письмо-запрос; ответ на запрос; письмо-извещение; письмо-предложение (оферта); письмо-ответ на предложение; письмо-подтверждение заказа; письмо-отказ от поставки товара, от оплаты и т. п.

Рассмотрим некоторые образцы деловых писем.

Сопроводительное письмо – письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму. Например:

Направляем Вам на рецензирование рукопись «Программы курса «Организация делопроизводства». Программа предполагается как типовая для всех техникумов по делопроизводству. Приложение: на 24 л. в 1 экз.

Письмо-приглашение – письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер производимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нём. Например:

Учебно-методическое объединение (УМО) 22–23 июня проводит широкое обсуждение модели специалиста «Документовед-организатор документационного обеспечения управления». Так как специалисты такого профиля работают на предприятиях и в учреждениях отрасли, просим Вас принять участие в работе УМО, высказать свои предложения по корретировке учебного плана.

Заседание состоится в помещении Российского государственного гуманитарного университета по адресу: ул. Никольская, д. 15, актовый зал. Начало работы в 10 час. утра. Иногородние участники обеспечиваются общежитием.

Председатель Совета УМО

Проф., д-р ист. наук Ю.А. Иванов

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нём обязательств. В нём адресату обычно гарантируется оплата или представление чего-либо (места работы, проведение исследований и т. д.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно чётким и ясным. Например:

Просим Вас оказать помощь в установке и наладке машин вычислительного центра института.

Оплата гарантируется со счёта №… в… отделении Госбанка.

Завод готов принять на работу выпускницу университета по специальности документовед-организатор документационного обеспечения управления. Её муж может рассчитывать на трудоустройство в городе по своей специальности.

Инициативное письмо – это письмо, требующее ответа.

Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Например:

При развёртывании работ по реставрации исторических зданий университета выяснилась невозможность поэтапного проведения реставрации с продолжением учебного процесса в части помещений. Просим Вас оказать содействие в выделении арендных помещений площадью… кв. м для перенесения всех учебных занятий во время реставрации зданий.

Письмо-ответ по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остаётся изложить решение поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Например: