Лекции по основам технологий деловой коммуникации

2. Структурировать информацию при передаче. Из приведенного примера видна потребность участников в получении структурированной информации. Лучше усваивается информация, структурированная по пунктам, с выделением главных смысловых и содержательных моментов.

3. Интонационно выделить важные моменты. Это придаст им эмоциональную окраску. Интонационный рисунок усилит смысловые акценты и поможет структурировать информацию.

4. Попросить собеседника повторить информацию. Скорректировать ошибки. Важно: не сам отправитель еще раз повторяет информацию (в этом немного пользы). Когда собеседник повторяет информацию, мы можем проверить, насколько понятно была донесена информация, насколько правильно она воспринята, и скорректировать проблемные моменты.

Если вы принимаете информацию и эта информация является важной, то полезно:

1. Повторить услышанное, чтобы передающий скорректировал ошибки передачи, если они обнаружатся.

2. Структурировать информацию при приеме – для себя, в соответствии со своей внутренней логикой получаемого сообщения.

3. Записать информацию. Это поможет восстановить ее через некоторое время. Только важно помнить, что, если мы записываем информацию, это нужно делать максимально полно. Критерием полноты служит ответ на вопрос: «Может ли другой человек по этим записям восстановить, что нужно сделать?». Если да, то информация зафиксирована полно.

Заблуждения о природе коммуникативного процесса

Существует ряд заблуждений по поводу процесса коммуникации, которые существенно влияют на его эффективность.

Заблуждение 1. Нам кажется, что мы общаемся лишь тогда, когда сами намеренно и сознательно вступаем в процесс коммуникации. На самом деле это не так.

Если мы рассматриваем коммуникацию как процесс обмена информацией, то коммуникация начинается тогда, когда один человек попал в поле внимания другого человека. Очень важно помнить это тем, кто участвует в переговорах, общается с заказчиком, представляет результаты, позиционирует продукт. Процесс коммуникации с заказчиком начинается не тогда, когда вы произнесли первое приветствие, а когда заказчик увидел вас, например, входящим в здание. Более того, с развитием социальных сетей можно получить информацию о партнере, собеседнике еще до встречи с ним. Исследования показывают, что любая информация на странице, например, «ВКонтакте» дает представление о ваших личностных особенностях, ценностях, установках, предпочтениях [Тулупьева и др. 2016]. Пересмотрите свои страницы в соцсетях, подумайте, какой ваш образ они создают, внесите необходимые изменения сейчас. Все, что может сформировать первое впечатление, должно работать на позитивный имидж (а не негативный).

Заблуждение 2. Нам кажется, что собеседник понимает слова точно так же, как и мы. В действительности же одно слово может иметь несколько значений. Отправителем при кодировке сообщения подразумевалось одно значение этого слова, а получатель при декодировании наделил это слово другим значением.

Пример. В юмористической книге Алекса Экслера «Записки невесты программиста» приводится множество диалогов, иллюстрирующих разницу в значениях слов. Вот один из них.

«– А кем вы работаете, – спрашиваю.

– Сижу в конторе на сетке. Сетка, правда, барахло – коаксиал. Но они там все жмутся на витую пару. А у нас представляешь – двадцать пять компов! Вот как тут работать на последовательном соединении? Как уборщица шваброй где-нибудь по кабелю шваркнет, так и приходится, как пчелке кокосовой, по всему офису лазить.

– Да уж! Во дела! – соглашаюсь я. – А на сетке сидеть удобно? Может просто кресло какое-нибудь поставить?» [Экслер 2007, с. 6–7].

Чем ближе жизненный опыт собеседников, тем проще им понять друг друга.