Магия роста малого бизнеса

– члены комиссии не вправе обсуждать и комментировать цели своей командировки в компании ни с кем, кроме как с председателем инвентаризационной комиссии и генеральным директором, которые, со своей стороны, также не вправе раскрывать информацию о других членах комиссии;

– вопросы по организации бронирования мест в гостинице в городе пребывания и приобретения проездных документов решает в оперативном порядке председатель комиссии. При необходимости командируемый самостоятельно выкупает проездные билеты после получения командировочных средств;

– командировочное удостоверение и задание готовятся председателем комиссии, выдаются на руки членам комиссии только по прибытию в место проведения проверки – для отметки и регистрации;

– по прибытию в город назначения члены комиссии самостоятельно добираются до гостиницы, регистрируются, размещаются и также самостоятельно (без привлечения ресурсов филиала) приезжают по адресу расположения филиала;

– все члены комиссии обязаны сохранять приветливость, корректность и демонстрировать искреннюю лояльность при общении со всеми сотрудниками филиала;

– если на момент прибытия в филиал на складе запланирована разгрузка вновь прибывшего и непроведенного в учетной программе филиала товара, при условии соразмеримо больших остатков для инвентаризации на складе, то председатель комиссии даёт распоряжение перенести выгрузку/приёмку нового товара до момента окончания инвентаризации, руководствуясь принципом экономической целесообразности;

– крайне желательно воздержаться от неформального общения с сотрудниками филиала не только до тех пор, пока проверка не будет завершена, но и пока не будут подписаны и надёжно упакованы в личные вещи все необходимые процессуальные документы по проведенной проверке;

– при сведении данных пересчета ТМЦ в электронном файле крайне желательно данную операцию производить на съемном носителе (флэш-карте), постоянно сохраняя данные. Электронная версия итогового акта с данными учетных (из программы 1С, например) и фактических (пересчитанных комиссионно) остатков ТМЦ обязательно предоставляется в головной офис, равно как и подписанные официальные, а также черновые рабочие копии документов и любые другие, имеющие отношение к инвентаризации;

– в случае очевидной невозможности закончить инвентаризацию в спланированные сроки председатель комиссии принимает решение либо о продлении её сроков (при этом решает вопрос по обратным проездным документам, проживанию и общим затратам), либо отказывается от инвентаризации какой-либо выделенной в учете группы ТМЦ;

– внесение в инвентаризационную ведомость подлежат только те ТМЦ, которые фактически посчитаны в натуральном виде на складе в момент инвентаризации. Никакие «отданные на реализацию в магазин» или «старому доброму клиенту под расписку» или «под честное слово» ТМЦ внесению в ведомость не подлежат;

– из чистового Акта инвентаризационной ведомости, подлежащего подписанию, при пожелании любого из членов комиссии, могут быть исключены данные учетной программы о зафиксированных в 1С на момент начала инвентаризации остатках и фактическом их расхождении с реальными (пересчитанными) на складах остатками ТМЦ, т.е. члены комиссии подписывают только цифры фактически пересчитанного по-позиционно товара;

– на все вопросы о дальнейших планах после отъезда из филиала члены комиссии должны уверенно сообщать, что направляются обратно в головной офис, независимо от того – правда это или нет, выглядит ли это так или нет;

– никогда и ни при каких обстоятельствах не разглашать никому в компании или за её пределами информацию по ходу и деталям проведенной проверки, независимо от того – были они отражены в итоговом решении и приказе или нет.

Соблюдение этих простых рекомендаций непременно будет способствовать не только эффективному управлению дисциплиной в отношении имущества компании, но и уважению к вам со стороны материально ответственного персонала, наблюдающего – будьте уверены! – за каждым вашим движением на их территории.

5) 

представительские расходы

В процессе коммерческой активности у любой организации возникает потребность в представительских расходах. Опытный главный бухгалтер знает, что не следует «прятать» такие расходы, достаточно верно их отразить в учете.