Манеры для карьеры. Современный деловой протокол и этикет

• Обеспечение транспортом.

• Размещение в гостинице.

• Сопровождение.

• Распорядок каждого дня, в т. ч. питание гостей.

• Приобретение билетов на мероприятия культурной программы, заказ экскурсионного обслуживания.

• Организация кофе-брейков во время проведения переговоров.

• Организация приема или ужина после окончания переговоров.

• Техническое обслуживание участников.

• Приобретение подарков или сувениров.

• Закупка минеральной воды, цветов, канцелярских принадлежностей.

• Уборка помещения и др.

Каждый пункт подробной программы требует детальной проработки с обязательным указанием ответственных исполнителей.

В программе каждого дня обязательно следует оставлять время для отдыха и личных дел.

Делегации, пребывающие на два-три дня, лучше принимать в течение рабочей недели, не занимая суббот и воскресений, в противном случае необходимо предусмотреть программу на выходные дни.

При разработке программы следует учесть, что, несмотря на рабочий характер встреч за столом переговоров, во время пребывания гостей принято организовывать неформальные встречи участников переговоров. Первую такую встречу всегда проводит принимающая сторона. Для того чтобы и гости могли воспользоваться возможностью организовать ответную встречу, необходимо запланировать в программе один свободный вечер. Вместе с тем при составлении программы внимание принимающей стороны должно быть, конечно, сосредоточено на основной цели встречи – проведении переговоров.

Не забывайте, что, составляя программу пребывания гостей, важно учитывать разницу в часовых поясах, если партнеры приезжают к вам издалека.

Подготовка помещения

Многие люди не уделяют значительного внимания выбору наилучших внешних условий для проведения переговоров и часто на этом проигрывают. Интерьер офиса раскрывает индивидуальность компании. Элементы дизайнерского решения офиса могут продемонстрировать степень официальности или непринужденности, которая присуща тому или иному помещению, в частности, переговорной комнате. Помещение для проведения переговоров должно настраивать на создание рабочей атмосферы и быть удобным для участников встречи.

Благодаря удачному планированию помещения и его организации у вас есть возможность оказать влияние на ход переговоров. Здесь играют роль как психологические, так и физиологические аспекты.

Для переговорного процесса значительную роль играет тот факт, хорошо ли себя чувствуют участники переговоров в том окружении, в котором они находятся. Чем приятнее атмосфера, тем более вероятно, что стороны придут к взаимовыгодному решению.

К физиологическим аспектам пространства относятся такие компоненты, как освещение, вентиляция, температура воздуха, мебель, техническое оснащение, наличие напитков и пр.

Необходимо помнить об эстетическом оформлении помещения для переговоров и требованиях эргономики. Оно должно быть оформлено в определенной цветовой гамме, с продуманным освещением и вентиляцией. Кстати, наилучшим считается естественное освещение, но его может быть недостаточно в пасмурные и осенне-зимние дни, а некоторые переговорные могут быть без окон. Света в помещении для переговоров должно быть в норме. Потому что когда его мало, мы ощущаем вялость, и, наоборот, при переизбытке света, у нас гораздо быстрее устают глаза.

Важно, чтобы в помещении не было душно и не было никаких посторонних запахов.

На ход ведения переговоров может оказать влияние окружающая цветовая гамма. Будучи электромагнитной волной, каждый цвет формирует вокруг себя собственное биополе, которое мы воспринимаем на тонком энергетическом уровне. Цвет относится к числу «слабочитаемых», нюансных воздействий. Но влияет он на нас всегда вне зависимости от нашего желания. Доказано, что глаза устают от сине-фиолетового цвета, а красные оттенки могут восприниматься как угрожающие. В помещении для переговоров желательно иметь стены, окрашенные в спокойные тона: сложные оттенки желтого, желто-зеленого, голубовато-зеленого, зеленого и серого цветов.

Изучение искусства декорирования офиса показывает интересные результаты. Например, присутствие таких элементов декора, как современные драпировки на окнах, ухоженные декоративные растения, фотографии и картины оказывает положительное воздействие, т. к. такого рода предметы создают благоприятные условия для коммуникации, а это немаловажно. По-прежнему актуальна рекомендация об украшении стен оригинальными картинами или репродукциями, не содержащими национальных или религиозных сюжетов (даже если это известная классика). Также не рекомендуется выбирать картины, написанные в абстрактном стиле и натюрморты. Нейтральный вариант – пейзажи. Стильным считается включение в интерьер профессионально сделанных и оформленных цветных и черно-белых фотографий, которые смотрятся более эффектно. Главное при украшении стен – соблюсти баланс количества и качества. Иногда достаточно одной эффектной детали.