Манеры для карьеры. Современный деловой протокол и этикет

Важно позаботиться о том, чтобы участники хорошо видели и слышали друг друга (возможное использование микрофона и, соответственно, техническое обеспечение) – заранее проверьте, чтобы микрофоны хорошо работали, подготовьте запасные элементы питания, проконтролируйте, чтобы в помещении не было посторонних шумов.

Предпочтительно, чтобы вся мебель, расположенная в переговорной комнате, была выдержана в едином стиле. Все крупные предметы мебели (стеллажи, шкафы) должны быть расставлены так, чтобы они не препятствовали свободному общению. Размер стола для переговоров необходимо соотнести с общей площадью комнаты (лучше больше, чем меньше). Отдавайте предпочтение благородному дереву, если есть такая возможность. Не рекомендуется использовать стол с отверстием в центре или прозрачный стол, т. к. хотя он и демонстрирует открытость, но, по мнению психологов, также вызывает некий дискомфорт у участников встречи.

Когда говорят о переговорах, кажется, что главным словом, относящимся к мебели, является стол. На самом деле это кресло. Исследования в области эргономики показывают, что неудобное кресло снижает у человека концентрацию внимания, повышает утомляемость и вызывает раздражительность, поэтому важно правильно выбрать кресла для участников встречи. Обратите внимание на то, чтобы кресла или стулья были одинаково удобными и никто не почувствовал бы себя обделенным. В то же время важно не создавать слишком комфортные, расслабляющие условия.

Чаще всего при ведении переговоров используется прямоугольный стол. В случае многочисленной группы участников возможно размещение за столами, поставленными в виде буквы «П» (рассадка только с внешней стороны). Иногда для проведения переговоров используют круглый стол. Форма стола имеет психологическое значение. К примеру, круглый стол создает более свободную атмосферу. Он частично снимает статусные различия между участниками переговоров, т. к. руководители делегаций и другие участники оказываются как бы на одном уровне. Квадратный стол может создать атмосферу соперничества и вызвать оборонительные реакции.

На столе не должно быть никаких лишних документов, кроме рабочих материалов и, возможно, повестки дня. Также на столе могут быть блокноты, ручки, карандаши, при необходимости – компьютеры, планшеты, специальное оборудование.

Если число участников встречи более шести человек, при рассадке удобно использовать специальные карточки с именами участников переговоров. Во избежание путаницы при рассадке за столом важно, чтобы карточки были двусторонними. Такие карточки дают возможность обращаться к каждому по имени. Первой указывается фамилия человека, затем имя и отчество. Должность не указывается. Еще один нюанс, на который часто не обращают внимание: если речь идет об официальных переговорах, когда переводчик является членом делегации, то для него также ставится именная карточка для рассадки. Если переводчика приглашают на одноразовое мероприятие в качестве приглашенного переводчика, как правило, для него ставится безымянная карточка с надписью «переводчик».

На столе могут стоять корпоративные флаги (при наличии), региональные флаги, а при проведении международных переговоров и государственные флаги. Невысокие флаги должны быть расположены на одинаковом уровне и быть одного размера и качества. Почетное место справа отдается флагу гостей. Не рекомендуется устанавливать большие текстильные флаги на специальном флагштоке. Современные технические средства позволяют проецировать на стену изображение флагов стран-участниц переговоров – такой прием значительно упрощает работу по оформлению помещения, но в этом случае флаги на столах могут быть уже лишними.

Во время рабочих встреч и совещаний цветы на стол ставить не принято. При проведении международных переговоров допустимо украшение стола профессионально аранжированными букетами. Цветы на столе могут гармонировать по цвету с флагами стран-участниц переговоров, но не повторять в точности цвет флагов. Общая высота вазы и букета не должна превышать 15–20 см, чтобы не загораживать лиц участников переговоров и не мешать ходу переговоров. Важно заметить, что цветы не должны быть с сильным запахом (например, слишком ароматные сорта лилий), т. к. даже такой, казалось бы, незначительный штрих может негативно повлиять на проведение встречи, вызвав в прямом смысле слова головную боль у кого-то из участников. Помните, что на стол переговоров никогда не ставят горшечные растения, как бы красиво они не смотрелись в кашпо.