Маркетинг на 100%: ремикс

Так, на одну из конференций, которая проводилась для топ-руководителей ста крупнейших компаний Европы, приглашение высылалось и им, и их помощникам за 10 месяцев. Естественно, что семинар такого уровня невозможно провести собственными силами — требуется помощь профессионального агентства.

Оптимально, если вы сделаете первое приглашение за 4–6 недель до начала вашего семинара (в моей практике приходилось приглашать на семинар за две недели — и для клиентов, и для менеджера по маркетингу это дополнительный стресс).

Если в приглашениях указать, что количество мест ограничено, то ответы придут быстрее.

Обязательно предложите клиентам подтвердить свое участие, сделайте этот процесс максимально удобным для них. Это может быть телефонное подтверждение, заполнение анкеты на сайте, ответ по электронной почте или отправка факса. Предварительно продумайте, какие ответы вы хотите получить от потенциального посетителя.

Попробуйте сначала сами заполнить анкету регистрации: практика показывает, что очень много информации, запрашиваемой при регистрации, как правило, оказывается ненужной. Упростите анкету. Чем проще она для клиента, тем выше вероятность, что он быстро подтвердит свое участие.

Через две недели после отправки приглашений (помимо традиционной отправки приглашений по почте или, что хуже, по факсу, все чаще используется публикация приглашения в журналах, газетах или на сайтах) необходимо обзвонить клиентов. Как правило, за десять дней до даты мероприятия вы должны уже иметь представление, какова будет посещаемость вашего семинара. Эта информация позволит вам спланировать окончательные действия по приглашениям и организации семинара (может быть, потребуется увеличить или уменьшить количество посадочных мест). Окончательное количество мест определить невозможно. Всегда бывают случаи, когда кто-то отменяет свое участие в последний день, а то и в последнюю минуту.

В какой день проводить семинар?

Наименее подходящие дни — понедельник и пятница.

Понедельник, как это обычно бывает, день тяжелый, на него выпадает значительная часть внутрифирменных совещаний.

В пятницу мысли многих уже настроены на предстоящий отдых.

Среда и четверг представляются мне наилучшими днями. Постарайтесь заранее выяснить, не назначены ли на этот же день аналогичные семинары или другие события, которые могут «увести» ваших посетителей.

Наша компания достаточно часто проводит различные семинары для своих заказчиков и партнеров. Избежать внутренних накладок помогает корпоративный календарь мероприятий. Но как избежать случаев, когда другой вендор проводит семинар в этот же самый день? Всех по очереди обзванивать? Одна моя коллега предложила очень остроумное решение. Нашу отрасль обслуживают три классных переводчика. Каждый раз, когда мы проводим большое мероприятие, нам нужен кто-то из них — и мы стараемся договариваться с ними заранее. Так же поступают и другие компании. Так вот. Достаточно позвонить каждому из них с предложением переводить выступления на планируемом нами семинаре, и мы знаем, что происходит в этот день, о возможных конфликтах на эту конкретную дату.

Как долго проводить семинар?

Универсальный ответ — чем короче, тем лучше.

Сокращайте, если это возможно, однодневный семинар до семинара на полдня. Проводите 10-часовой семинар за восемь часов, а 8-часовой — за шесть. Начинайте и заканчивайте в обещанное время.

Чтобы вы смогли начать семинар в четко назначенное время, предусмотрите какой-то период на «раскачку» и социальное общение до его официального начала. Безалкогольные напитки, чай и кофе, а также небольшие закуски идеально помогут вам в этом. Обязательно укажите в приглашении все «кофейные паузы», а также будет или нет организован обед (и/или ужин).

Где проводить семинар?

Это может быть гостиница, офис (ваш или клиента), бизнес-центр.