Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией

Правильно: рассказывать сотрудникам о правилах, инструкциях, политиках и протоколах, которые применимы к задаче. Это поможет принять верное решение.

Неправильно: не позволять сотрудникам прибегать к творческому подходу, сводить обсуждение к инструкции. Делегировать по-настоящему получится, только если люди поймут, в каких ситуациях важно строго следовать правилам, а в каких ими можно пренебречь.

● Ответ № 3 – пример хорошего делегирования. Мейвис показала, что она уверена в Греге, и доверила ему самостоятельно принять решение. Она назвала два момента, на которые следует обратить внимание (статус клиента и политика компании), и предложила Грегу взвесить оба фактора, чтобы сделать правильный выбор.

Правильно: помогать сотрудникам увидеть картину целиком, когда они получают задачу. Это позволит им принимать верные решения и делать правильные шаги на пути к желаемой цели.

Неправильно: бояться делегировать задачи, которые могут оказаться для подчиненного непростыми. Пока вы помогаете человеку и поддерживаете его решения, можно не переживать по поводу того, что задание сложное.

Делегирование: «да» и «нет»

● Оценивайте ситуацию в долгосрочной перспективе.

● Не подключайтесь к задаче, чтобы сделать все самостоятельно.

● Объясняйте сотрудникам правила, инструкции, протоколы и политику компании.

● Не ограничивайте творческий подход подчиненных к решению проблемы, не сводите обсуждение к правилам.

● Помогайте подчиненным увидеть картину целиком.

● Не бойтесь делегировать сложные задачи.

Часть пятая Возьмите под контроль совещания

В 2019 году появилась статистика об организации совещаний, и она весьма неутешительна: Doodle, онлайн-сервис по составлению расписаний, опубликовал результаты исследования. В ходе него были проанализированы 19 млн собраний, на которых присутствовало более 6500 сотрудников из США, Великобритании и Германии.

По данным исследования, только американские компании потеряли $399 млрд из-за того, что плохо организовывали совещания. Среди последствий этого были такие проблемы:

● Сотрудник не успевал закончить текущую работу (44 %).

● Сотрудник уходил с совещания, не понимая, что делать дальше (43 %).

● На совещаниях присутствовали сотрудники, которые не имели никакого отношения к его теме и только мешали (31 %).

Все мы бывали на совещаниях, где хотелось спросить: а стоит ли тратить время на болтовню, если можно сделать что-то более значимое?

Но из-за чего совещания превращаются в пустую трату времени? Обычно это объясняется неудачным планированием, плохим проведением мероприятия и неверными действиями после него. Попробуйте использовать приемы из этой главы, чтобы провести время на совещании с пользой и избежать ошибок, описанных в отчете Doodle.

20 Структурируйте любое совещание

Если хотите мгновенно улучшить организацию совещаний, планируйте их по принципу PAL (purpose – цель, agenda – повестка, limits – ограничения). Этот простой и действенный прием помогает осознанно подойти к совещаниям и не тратить время и силы впустую. Принцип PAL применим даже к самым простым собраниям.

Определите цель совещания

Стивен Кови в книге «Семь навыков высокоэффективных людей»[4] пишет, что начинать нужно, представляя конечную цель. Прежде чем проводить мероприятие, потратьте время на то, чтобы в письменном виде сформулировать, чего именно хотите. Подумайте, что должно произойти к концу совещания. Например:

● Члены рабочей группы договорятся о месте проведения и теме новогоднего корпоратива.

● Сотрудники отдела продаж легко смогут обсудить с клиентами наш новый продукт.

● Специалисты финансового отдела решат, где нанять рабочих для ремонта офиса.

Чем точнее сформулирована цель, тем сосредоточеннее собравшиеся будут над ней работать. К тому же станет легче оценить, успешно ли прошло собрание.

Продумайте повестку

Относитесь к повестке как к плану, который поможет провести собрание, не сбиваясь с пути и не отвлекаясь на сторонние вопросы. Так вы дадите понять участникам совещания, чего стоит от него ждать и чего ждут от них. Иногда надо составить повестку совместно с другими сотрудниками. Хорошо проработанная повестка включает в себя следующую информацию:

● цель совещания;

● дата, время начала и окончания;

● место;

● конкретные цели, которых необходимо достичь;

● темы для обсуждения (по порядку);

● информация, которую необходимо знать участникам;

● дополнительная информация (дресс-код, подготовительная работа и т. д.).

Ниже вы можете увидеть, как выглядит грамотно составленное оповещение о собрании: