Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией

Придерживайтесь ограничений

Если совещание начинается позже и длится дольше оговоренного времени, это портит планы собравшихся и испытывает их терпение. Назначайте время начала и окончания каждого совещания и строго придерживайтесь назначенного. Если вы и ваши коллеги научитесь серьезно относиться к ограничениям времени, собрания будут проходить продуктивнее.

21 Выработайте правильные привычки по организации совещаний

Компания Microsoft запустила проект «Проблема личной эффективности» (Personal Productivity Challenge). Участие в нем приняло более 38 000 человек из 200 стран. Выяснилось, что в США сотрудники тратят 5,5 часа в неделю на совещания. 71 % из них отмечает, что это непродуктивно.

Один из способов исправить ситуацию – выработать правильные привычки по планированию и проведению совещаний. Воспользуйтесь следующими стратегиями.

Дайте подготовиться

Чтобы совещание имело больше смысла для тех, кто на него придет, дайте им пищу для размышлений или организуйте подготовительную работу. Например, можно попросить сотрудников ознакомиться с информацией по ситуации, придумать решение проблемы или подготовить историю, которая проиллюстрирует тему собрания. Хотя бы разошлите всем приглашенным повестку за день до собрания: это поможет морально подготовиться.

Пригласите нужных людей

Отбор присутствующих на совещании – шаг очевидный. Но, несмотря на это, очень часто случается так, что невозможно принять решение или прийти к согласию из-за того, что на месте нет нужных людей (ключевых сотрудников, специалистов, экспертов, заинтересованных в результате коллег). Пересмотрите цель и повестку собрания, а затем составьте список тех, кого надо позвать. Посоветуйтесь с коллегами и разошлите приглашения.

Не откладывайте

Задать верный тон совещанию легко: достаточно начать его в назначенное время. Честь и хвала всем, кто пришел вовремя, а опоздавшие пусть сами поймут, что вы серьезно относитесь к срокам.

Спрашивайте мнения

Если совещание идет несколько часов, время от времени проверяйте, не отклонились ли вы от первоначального курса. Спросите каждого участника, что он думает о ходе собрания. Не принимайте ответы вроде «Нормально», «Хорошо» или «Не очень». Старайтесь добиться более конкретных формулировок. Например:

● «Мы рассмотрели много вопросов» – более полный ответ, чем «Хорошо».

● «Мы не очень-то укладываемся в оговоренные сроки» – более полезное замечание, чем «Нормально».

Если ответы однозначные, скорректировать курс при необходимости будет проще. Высокопоставленных коллег опрашивайте последними: так участники собрания не окажутся в ситуации, когда понадобится перечить начальнику.

Назначайте задачи в процессе

Совещание без новых задач – это как суп с фрикадельками, но без фрикаделек. Не начинайте обсуждать новую тему, не выделив и не назначив сотрудникам задачи (не важно, крупные ли). Если делать это по ходу совещания, то по мере того, как задачи появляются, вам удастся избежать задержек в их исполнении.

Не принимайте поспешных решений

Ближе к завершению совещания постарайтесь не допустить, чтобы все стремились поскорее принять решение, покончить с вопросом и вернуться к нормальной работе. Возможно, так плохие решения окажутся популярными, а хорошие пройдут незамеченными. Если есть сомнения, назначить еще одно совещание, чтобы окончательно разобраться с проблемой.

Оцените процесс

В конце каждого совещания полезно уделить несколько минут оценке того, насколько успешно оно прошло. Попросите присутствующих описать, что получилось хорошо, а что стоило бы исправить. Тогда следующее собрание пройдет лучше.

Заканчивайте вовремя

Вовремя нужно не только начинать, но и заканчивать. Всегда оставляйте несколько минут на то, чтобы еще раз вспомнить все назначенные задачи и договориться о времени следующего собрания. Протокол совещания и список дел необходимо отправить всем в ближайшие дни.

Следите за протоколом

Важно иметь возможность вернуться к протоколам прошедших совещаний. Не стоит пренебрегать их ведением. В них может содержаться полезная информация о договоренностях, принятых решениях или согласованных действиях. Чтобы все это было под рукой, не затягивайте с оформлением и отправкой протокола.

22 Сделайте собрания привлекательными

Ничто так не затягивает совещание и не приводит к пустой трате времени, как незаинтересованные и пассивные участники. Проблема вовлеченности встает еще острее, если присутствующие отвлекаются на телефоны. Если знать, как справляться с «трудными» участниками, эффективность совещаний заметно повысится.

Скучающие