Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией

Если возможно, пусть поездка будет длиннее одного дня. Сократив ее ради экономии, вы лишите сотрудников возможности пообщаться и обсудить рабочие вопросы в непринужденной обстановке.

Полегче с презентациями

Безусловно, какую-то часть информации донести важно, но, если презентации будут идти одна за другой, да еще и в полуосвещенной комнате, всем захочется спать (особенно после обеда). Лучше организуйте групповые упражнения, обсуждения, ролевые игры, рабочие сессии с уклоном в практику и демонстрации. Пригласите докладчиков из других компаний.

Дайте передышку

Плотный график без перерывов на отдых приводит к эмоциональной перегрузке и выгоранию. Не стоит забивать день огромным количеством мероприятий, иначе участники не смогут перевести дух и «переварить» то, что узнали.

Будьте гибче

Если развернулась горячая и важная дискуссия, не прерывайте ее только ради того, чтобы не отставать от графика или не отклоняться от повестки. Цель выездного совещания – сплотить сотрудников и дать им возможность думать и действовать иначе.

Развлекайтесь

Выездное совещание должно быть одновременно продуктивным и увлекательным. Без развлечений не обойтись. Сыграйте с коллегами в гольф, поужинайте в известном ресторане, сходите в музей, театр или спа-салон, придумайте еще что-нибудь.

Чек-лист

Организуя выездное совещание, еще до его начала ответьте на такие вопросы:

● Какова цель или тема совещания?

● Кого пригласить (с учетом цели)?

● Кто выберет место, займется организацией и будет координировать работу в процессе?

● Что должны получить участники, приехав?

● Требуется ли аудиовизуальное оборудование? Если да, кто будет за него отвечать?

● Кто ваше контактное лицо на месте? Можно ли оформлять поставки на этого человека?

● Будут ли проводиться презентации во время обеда или ужина? Если да, знает ли об этом ответственный за кейтеринг?

● Нужны ли развлекательные мероприятия по вечерам? Какие? Кто их организует?

● В какое время должны приехать сотрудники? Нужен ли подробный маршрут? Будет ли организовано питание по приезде? Есть ли вегетарианское меню?

● Кто на месте отвечает за прибытие, расселение по номерам и регистрацию?

● Как начать и закончить выездное совещание?

26 Совещание как взгляд со стороны

Есть мнение, особенно популярное среди тех, кто на первое место ставит продуктивность: «Лучше сперва выстрелить, а потом уже целиться». Но это не так. Если потратить немного времени на анализ проблемы, впоследствии удастся избежать разочарования и сэкономить силы. Короткие совещания по сути вопроса – отличная возможность сделать все как нужно с первого раза. Вот как организовать собрание, нацеленное на решение проблем.

Найдите настоящую причину проблемы

То, о чем вы собрались говорить, – настоящая проблема или только симптом проблемы? Работа с симптомами – правильный промежуточный шаг, но если не добраться до самой сути того, что вызывает сложности, то в будущем потребуется приложить гораздо больше усилий. Лучше всего спросить себя и коллег: «Почему проблема есть?» Продолжайте задавать себе этот вопрос, пока не доберетесь до главной причины.

К примеру, изначально проблема была сформулирована так: «Качество ответов на входящие звонки упало». В ходе обсуждения и анализа может выясниться, что сотрудникам требуется обучение по работе с новой телефонной системой. Возможно, окажется, что сотрудников невозможно надолго отвлечь от работы на телефоне и поэтому они не успевают толком пройти обучение!

Придумайте возможные решения

Прибегните к методу мозгового штурма: придумайте максимальное количество решений. Некоторые идеи покажутся безумными и неисполнимыми, но послужат источником вдохновения, чтобы справиться с проблемой. Например, если причина в том, что сотрудники не могут покинуть рабочие места и пройти обучение, среди вариантов найдутся следующие решения:

● Разработать более короткую программу обучения, которую получится встроить в текущий график.

● Разбить программу продолжительностью четыре часа на четыре модуля по часу.

● Заплатить сотрудникам за прохождение обучения в нерабочие часы.

● Перевести очное обучение в онлайн-формат с материалами для изучения дома.

Выберите жизнеспособное решение

Перечислив несколько возможных решений, вы поймете, какие из них получится реализовать на практике. Но не стоит сразу же переходить к активным действиям. Для начала проанализируйте:

● краткосрочные последствия решения;

● долгосрочные последствия решения;

● относительные издержки решения;

● доступность необходимых ресурсов;

● готовность и поддержку руководства;

● риск новых проблем.

Проанализируйте силовое поле