Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией

Сотрудники, которые откровенно скучают, могут в два счета испортить настроение всем присутствующим. Они отказываются участвовать в обсуждении, и вся работа ложится на ваши плечи. Не стоит пытаться достучаться до них сквозь стену безразличия. Лучше выведите всех из спячки.

Задайте вопрос по теме повестки и попросите каждого записать ответ на бумаге. Затем узнайте мнение сотрудников по очереди.

Создайте тест из пяти вопросов, касающихся повестки, чтобы проверить знания присутствующих. Пусть участники совещания запишут свои варианты, после чего вы дадите правильные ответы и устроите обсуждение.

Выскочки

Это люди, у которых готов ответ на любой вопрос и комментарий ко всему, что говорят коллеги. Если оставить все как есть, выскочки могут превратить оживленное обсуждение в гробовое молчание подавленных сотрудников. Чтобы держать их в узде, покажите окружающим, что вы заинтересованы во мнении всех присутствующих. Скажите:

«Спасибо, что поделились мнением. Сейчас бы я хотел услышать, что по этому поводу думают остальные».

Разбейте участников собрания на группы, чтобы все смогли обменяться идеями в более спокойной и «безопасной» обстановке. Затем попросите одного человека из каждой группы рассказать, к какому выводу она пришла. Этот прием отлично подходит и для работы со скромными людьми, которым некомфортно выступать перед большой аудиторией.

Злые и недовольные

Иногда случается так, что отдельные (или даже все) сотрудники агрессивно настроены во время обсуждения одного из пунктов повестки. Чтобы не превратить совещание в бесполезный марафон жалоб, покажите, что вы понимаете эмоции собравшихся, но хотите потратить время на поиск выхода из ситуации. Скажите:

«Я понимаю, что это неприятно, и вижу, что вас это раздражает. Но я бы хотел потратить время на то, чтобы решить проблему, а не просто жаловаться на нее».

Скромные и застенчивые

Нередко бывает так, что люди стесняются делиться отличными идеями при других. Не стоит игнорировать таких сотрудников и их ценный вклад в обсуждение. Подбодрите их такими словами:

«Кажется, сегодня вы молчаливы. Возможно, вам есть что добавить?»

Отложите телефоны

Присутствующие на собрании довольно часто проверяют телефон, читают письма, отправляют сообщения и т. д. Это верный признак скуки и вредная привычка, хотя сейчас она и кажется нормой. Чтобы сотрудники не отвлекались и активно участвовали в обсуждении, попробуйте прибегнуть к решительным мерам. Вежливо попросите всех отложить телефоны, чтобы быстро обсудить повестку и закончить раньше. Отличная мысль, правда?

23 Укрепите навыки координации совещаний

В 2005 году в Journal of Applied Psychology («Журнал прикладной психологии») появилось исследование, посвященное совещаниям. Целеустремленные сотрудники отмечали, что их удовлетворенность работой падала, когда приходилось присутствовать на все большем числе собраний. Не стоит пассивно следить за совещаниями, на которых вы выступаете в роли председателя. Вместо этого станьте координатором с активной позицией и возьмите на вооружение следующие приемы.

Направляйте обсуждение

Не позволяйте обсуждению расползаться, не превращайте его в поток сознания, не переходите на личные вопросы. Удерживайте внимание собравшихся на конкретных пунктах повестки и мягко возвращайте людей к теме совещания. Если они отклонились от курса, попробуйте сказать:

● «Мы слегка отошли от темы. Давайте вернемся к главному вопросу».

● «Думаю, надо сосредоточиться на…»

● «Это хорошая мысль, но ее, вероятно, стоит обсудить на отдельном совещании».

Покажите, как правильно слушать

Вы, как координатор, задаете тон всему совещанию. Старайтесь не отвлекаться на посторонние дела: не отвечайте на звонки, не переписывайтесь и не проверяйте почту. Вместо этого внимательно слушайте, о чем говорят собравшиеся, и показывайте заинтересованность, делая заметки и кивая. Так вы поддержите уважительную атмосферу. Помните: чем сосредоточеннее люди на собрании, тем быстрее оно закончится.

Поощряйте участие в обсуждении