Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией

На работе вы входите в кабинет и видите в углу сломанный принтер. Вы собираетесь отвезти его на переработку уже несколько месяцев, но руки не доходят. Затем вы открываете электронную почту в телефоне и краем глаза замечаете, что на франкировальной машине всё еще мигает желтая лампочка – несколько дней она предупреждает о низком уровне чернил.

Вы возвращаетесь мыслями к столу. На нем – стопка папок, бумаги в которых нужно правильно рассортировать. На месте их удерживает импровизированное пресс-папье – чашка с холодным кофе, которая осталась там с прошлого вечера. Вы включаете компьютер и пытаетесь найти предложение, которое должны были отправить вчера. К сожалению, рабочий стол завален файлами и найти что-то трудно.

В досаде вы открываете электронную почту. В папке «Входящие» – несколько вчерашних писем, на которые необходимо ответить, а за ночь пришло еще несколько срочных. С ними нужно разобраться, но вы чувствуете такую усталость, что решили поскорее отправиться с чашкой к кофемашине. Что случилось с энтузиазмом и энергией, которые переполняли вас всего пару часов назад? Их уничтожила куча незавершенных дел.

Почему же такие, казалось бы, мелочи оказывают столь большое влияние? Представьте, что мозг – компьютер с ограниченным объемом памяти, пусть и очень большим. Чем больше его загружать, тем хуже он обрабатывает новую информацию. Не важно, в какой сфере остались незаконченные дела – в личной жизни или на работе. Все они влияют на качество внимания, которое вы можете уделить текущим задачам.

Упражнение

Чтобы избавиться от лишней информации и освободить место, составьте список всех незавершенных дел и придумайте, как довести их до конца (или хотя бы решите, что вовсе от них откажетесь, тем самым поставив точку). Воспользуйтесь перечнем: он поможет определить основные области, в которых таятся «повисшие» задачи. Обведите наиболее подходящий ответ:

А – всё хорошо,

Б – нужно доработать,

В – нужны серьезные действия.

● Мои полки и ящики в полном порядке, там нет ничего лишнего.

● Дома ничего не нужно ремонтировать.

● Мои финансы под контролем.

● В кабинете полный порядок.

● Файлы на компьютере структурированы, мне легко найти необходимое.

● Телефонные звонки и электронная почта под контролем.

● Я держу все обещания, данные клиентам.

● Я держу все обещания, данные коллегам.

● Я не откладываю нужные разговоры.

Потратьте несколько минут, чтобы просмотреть вопросы с ответами «Б» и «В». Выберите два пункта, о которых чаще всего думаете, и пообещайте себе что-нибудь предпринять в течение недели. Выделите в календаре время на решение этих вопросов. Продолжайте так делать каждую неделю, пока все ответы «Б» и «В» не превратятся в «А».

Теперь, когда вы знаете, как у вас с незаконченными делами, настало время подробно рассмотреть то, как их завершать. Сейчас многое происходит в интернете, но начать важно с реальности.

33 Разберите вещи

Вещи. Они повсюду. В подставке для ручек не хватает места, в облачном хранилище с файлами – тоже, а если выйти из цифрового мира в реальный, там окажется стопка бумаг высотой с километр. Вещи нужны всем, но, накапливаясь и выходя из-под контроля, они превращаются в хлам, а тот высасывает энергию и делает человека медлительнее. Ниже описан простой способ расчистки физического пространства – по ящику за раз.

Выбирайте для уборки ограниченную зону

Если вы не можете выделить целый день на уборку кабинета, выберите одну зону. Обязательно выделите достаточно времени, чтобы закончить начатое. К примеру, если разобрать нужно целый стол, но есть только полчаса, начните с двух верхних ящиков.

Проведите С-анализ

Двигаясь в логичном порядке (справа налево, сверху вниз, спереди назад), просмотрите все вещи, что лежат перед вами. Подумайте, к какой категории относится каждая из них: «Сор», «Сокровище», «Сохранение и перенос» или «Сомнения». Затем предпримите соответствующие действия.

● Сор. Вещь сломалась, не нужна или не нравится. Она отслужила свое и готова отправиться из кабинета на свалку.

Действие: выбросите хлам прямо сейчас! Если вещь в хорошем состоянии, отложите ее в коробку и передайте на благотворительность.

● Сокровище. Вещь нужна, нравится и (или) полезна. Она находится там, где должна.

Действие: оставьте эту вещь на месте и радуйтесь, что нашли.

● Сохранение и перенос. Вещь, которую хочется сохранить, но лежит она не в том месте.

Действие: переложите вещь в коробку и отнесите куда надо, когда уборка закончится.

● Сомнения. Вещь, которая вызывает противоречивые эмоции. С одной стороны, хочется ее оставить. С другой стороны, вы не знаете, будете ли еще ей пользоваться. Чтобы определиться, спросите себя:

У меня есть другая вещь с той же функцией?

Насколько на самом деле пригодится эта вещь в будущем?

Когда я в последний раз этим пользовался(лась)?

Мне нужно отчитываться за сохранность этой вещи?

Каким будет худший исход, если я избавлюсь от этой вещи?

Действие: выберите, что сделать с этой вещью, прямо сейчас.

Организуйте вещи