Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией

На этом этапе уборки вы, вероятно, решите, что пластик – самый волшебный материал из всех, изобретенных человеком. Воспользуйтесь органайзерами для ящика, стола и шкафа, чтобы привести в порядок свои «сокровища».

Теперь сделайте шаг назад, глубоко вдохните и объявите разобранную зону свободной от хлама!

34 Укротите бумажного тигра

Давным-давно в далекой-далекой галактике люди пользовались бумагой, чтобы не забывать о различных встречах, задачах, потенциальных клиентах и других делах. Сегодня календари ведут на телефоне, информация о клиентах хранится на сервере, а списки дел – в облачном хранилище.

Тем не менее достаточно одного взгляда, чтобы заметить: наши дома и офисы утопают в стопках бумаг. Интерес к цифровой организации дел велик, но бумага до сих пор играет большую роль на арене тайм-менеджмента.

Первый шаг в приручении бумажного тигра – регулярно, лист за листом, проверять бумаги на столе. Начните с верхней части стопки. Распределите документы по категориям и решите, что делать с каждым.

Неотложная бумажная работа

Это документы, которые требуют немедленного принятия мер. Например, поставить подпись, прочесть служебное письмо, выполнить срочную задачу. Если вы видите такую бумагу на столе и на действие требуется от двух до пяти минут, сразу же приступайте. Закончив, вы испытаете удовольствие, хотя справились только с одним документом зараз. Если для работы требуется больше времени (от 10 минут), найдите «окошко» в календаре в течение ближайших двух дней. Благодаря этому вы не забудете о бумаге и не пострадаете от последствий невыполнения срочной задачи.

Несрочная бумажная работа

Это те документы, с которыми необходимо что-либо сделать, но не так срочно, как с предыдущими: накладные, счета, запросы, буклеты и т. д. Кроме того, в эту группу входят документы, для работы над которыми требуется больше информации. Чтобы стопка несрочных бумаг не стала напоминать Пизанскую башню, переложите их в лоток или папку с надписью «В работе». Возвращайтесь к ним раз в неделю и перемещайте нужное в стопку «Неотложная бумажная работа».

Справочные материалы

С этими документами ничего делать не нужно, но лучше держать их под рукой для справки. К примеру, может понадобиться быстро найти все чеки за год, когда вы будете подавать налоговую декларацию. Распределите бумаги по категориям, поместите в папки и снабдите пометками.

Временные промежутки

На разбор бумаг можно потратить две минуты, два часа или два дня. Чтобы повысить эффективность, заранее определите, сколько времени у вас есть сейчас.

● Две минуты. Возьмите один документ, с которым можно разобраться сразу, и разберитесь.

● Пять минут. Что-то нельзя успеть за долю секунды, но от завершения задачи вас отделяет всего несколько шагов (например, нужно отправить буклет). В следующий раз, когда у вас будет пять свободных минут (бывает и такое), найдите подобные задачи.

● Час. Если у вас есть несколько крупных задач, которые состоят из нескольких этапов и требуют поиска дополнительной информации, посвятите им побольше времени.

● Целый день. Если вы поддались весенней уборочной лихорадке, а на столе творится полный кошмар, выделите день на уборку – хотя бы и субботу.

35 Разберите картотеку

С рабочим столом вы справились, поэтому пришла пора заглянуть, если можно так выразиться, под лежачий камень: разобраться с системой хранения документов. К сожалению, невозможно великолепно организовать новую систему, не разделавшись со старой.

Возможно, мысль о старых пыльных бумагах наводит на вас тоску. Подумайте о том, что вы можете обнаружить забытые, но важные документы, а все лишнее отправить в мусорную корзину. Начните с ближнего края и продвигайтесь вглубь, бумага за бумагой. Задайте себе следующие вопросы.

Что мне с этим делать?