Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией

Выбирайте слова с умом

При создании файловой системы выбирайте те слова, которые понятны и близки вам. К примеру, какую папку вы скорее будете искать, когда вам понадобится документ:

● «Финансы» или «Деньги»?

● «Машина» или «Автомобиль»?

● «Клиенты» или «Заказчики»?

● «Путешествия» или «Поездки»?

● «Справочные материалы» или «Информация»?

Суть файловой системы в том, чтобы находить нужные бумаги быстро и без затруднений. Это не просто стопка документов. Если на этикетках – те формулировки, которыми вы обычно оперируете, станет гораздо легче.

37 Запишите открытые позиции

Открытые позиции – это все дела, проекты, цели, идеи и задачи (личные и рабочие), которыми вы должны или хотите заняться, но пока не успели. Может быть, пора сделать это прямо сегодня, а может – в далеком будущем, на пенсии. Хитрость в том, чтобы собрать все вместе и записать: тогда вы не будете тратить ценные ресурсы собственной памяти и держать все в голове.

Представьте, что мозг – жесткий диск компьютера, на котором может уместиться только ограниченное количество информации. Когда место заканчивается, он начинает работать медленнее и давать сбои. Если перенести все открытые позиции на лист бумаги, мозг сможет снова сосредоточиться на том, чем вы занимаетесь сейчас. Идеи и задачи, входящие в список, возникают из разных источников. В их числе:

● разговоры (с родными, друзьями или коллегами);

● чтение (книги, журналы, брифы, научные статьи);

● все, что приходит по обычной почте (брошюры, приглашения, буклеты);

● электронные письма;

● занятия;

● конференции;

● голосовая почта;

● профессиональные сообщества;

● мероприятия;

● рабочий стол;

● картотечные шкафы;

● ящики, шкафчики, полки.

Если вы решите применить только один совет из книги, пусть им будет этот. Потратив время на записывание всех открытых позиций в жизни, вы заметно улучшите концентрацию и станете чаще доводить дела до конца. Можно составить список за один раз (тогда понадобится целый день) или за несколько подходов. Чтобы изложить всё на бумаге, воспользуйтесь следующими техниками.

Загляните в каждый уголок

И на работе, и дома просмотрите каждый ящик, шкаф, полку, стол и папку, чтобы составить наиболее полный список дел на основе увиденного. Например, если заглянуть в ящик картотечного шкафа, может оказаться, что нужно разобрать финансовые бумаги за прошлый год, собрать чеки, сделать этикетки для новых папок или написать потенциальному клиенту, визитная карточка которого попалась на глаза.

Проверьте гаджеты

Просмотрите электронную почту и прослушайте голосовые сообщения. Добавьте в список действия, которые вы не планируете выполнять прямо сейчас и которые больше нигде не записаны. К примеру, пришло письмо от коллеги: он просит внести правки в составленный вами отчет. Или вы получили голосовое сообщение от брата, который предлагает выбрать день для встречи всей семьей. Или в почте находится сообщение от профессиональной ассоциации краболовов – вас приглашают на ежегодное собрание и ужин из крабов.

Разберитесь с мыслями

Подумайте, что вы стараетесь держать в голове, и выпишите на листок все, что необходимо сделать. После этого этапа вы сможете поддерживать чистоту созданной системы, занося в главный список дел то, что приходит на ум.

38 Разбейте задачу на части

В интернете ходит байка, что 20 июня 1995 года некий Дик Миллер доел последний кусочек машины весом более одной тонны. Начал с двух зажимных гаек, а закончил через пять лет – корпусом муфты. Так что в следующий раз, когда столкнетесь с огромной, неподъемной задачей невероятных размеров, вспомните о Миллере. Разбейте проблему на мелкие части, которые удастся проглотить и переварить.

К счастью, на работе не придется есть автомобили. Достаточно разложить задачу на компоненты, хотя некоторые из них и могут оказаться непростыми. Для этого взгляните на проекты, цели и дела под другим углом.

Главное – выделить действия, которые можно сделать легко и быстро.

В традиционном подходе к управлению крупный проект разбивается на логичные этапы. Скажем, вы хотите внедрить в компании обучение по вопросам этнического и гендерного разнообразия на рабочем месте. Тогда основные цели будут такими:

1. Сформировать рабочую группу, чтобы выявить цели обучения, и организовать еженедельные видеоконференции.

2. Создать заявку на участие для потенциальных поставщиков услуг.

3. Выбрать поставщика.

4. Составить расписание мастер-классов.