Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией

Часть восьмая Сформируйте полезные привычки

Если ввести в поисковую систему запрос «инструменты тайм-менеджмента», появится огромное количество статей, в которых идет речь о постановке целей, приоритетах, организации и делегировании. ОК! Все это – важные аспекты грамотного управления временем. Но не менее важно сосредоточиться на не столь очевидных способах улучшить отношения со временем и понизить уровень стресса.

Мы дадим вам шесть полезных советов, которые зачастую остаются незамеченными.

40 Ведите разговоры правильно

Для бизнеса разговор – то же самое, что двигатель для автомобиля. Продавец общается с покупателем по телефону, сотрудник решает проблему клиента, руководитель проводит мозговой штурм с подчиненными. Без этого все стоит на месте. Но при этом многие беседы на работе ни к чему не приводят. Понимание того, какие виды разговоров подталкивают к дальнейшим действиям, – критически важный навык для успешной работы.

Действенные разговоры

Обычно в эту категорию попадают беседы, в которых содержится просьба или требование. В зависимости от того, как предпочитает работать собеседник, просьбу можно выразить по-разному.

● Более конкретно: «Ким, мне нужно, чтобы ты пришла завтра к 7:30, тогда мы закончим инвентаризацию к обеду. Сможешь прийти?»

● Менее конкретно: «Рэна, мне кажется, я не успею закончить инвентаризацию к завтрашнему дню. Поможешь?»

Прямые и четкие запросы приводят к более рациональному использованию времени: всё оговаривается заранее, и задача, скорее всего, будет выполнена в срок. Чтобы формулировка оказалась удачной, включите в нее следующие пункты:

● Конкретные результаты. Просьба, которая сформулирована без подробностей, способна привести к потере времени, сил и денег. Например, вы просите: «Ким, на следующей неделе я выступаю на конференции, и мне нужна вся информация от научно-исследовательского отдела, которую удастся достать».

● Если Ким не понимает, что конкретно от нее требуется, она может потратить много времени (в том числе после окончания рабочего дня) и составить документ на 100 страниц, при этом отодвинув более важный проект. А может отправить пару коротких электронных писем. Как бы то ни было, вы не получите то, что действительно нужно. Большинство коллег не умеет читать мысли. Иногда у них получается угадать ваши желания, но все же стоит с самого начала изложить задачу максимально четко. Например: «Рэна, на следующей неделе я выступаю на конференции, и мне нужен обзор нового продукта от научно-исследовательского отдела. Объем – две страницы».

● Временны́е рамки. Конкретные временны́е рамки, о которых вы договорились с человеком, гарантируют, что вы получите желаемое в подходящие сроки. Представьте, что вы говорите: «Ким, мне нужны итоговые показатели продаж за третий квартал как можно скорее».

● Эту просьбу можно трактовать по-разному: для одного человека «как можно скорее» значит «на следующей неделе», а для другого – «как только я закончу со всеми своими делами». Правильнее будет сказать так: «Рэна, мне нужны итоговые показатели продаж за третий квартал завтра к обеду».

● Дополнительная информация. Обращаясь к человеку с просьбой, не думайте, что он знает все, что знаете вы. Скажем, Джилл отправляет Майку, коллеге-бухгалтеру, письмо: «Мне нужна оплата по счету-фактуре к концу недели».

● Майк не получил от Джилл подробностей, поэтому ему приходится их искать, что приводит к недельной задержке. Та же просьба, но со справочной информацией, была бы сформулирована так: «Майк, мой счет-фактура (№ 3421 на сумму $651,23) был принят 15 марта 2020 года. Из-за внутренней ошибки в бухгалтерии оплата вовремя не прошла. Получится оплатить до конца этой недели?»

Инертные разговоры

Инертные разговоры кардинально отличаются от эффективных. Из-за них время на рабочем месте тратится впустую: в центре внимания – мнения людей, при этом решить вопрос никто не пытается. Можно выделить четыре типа таких бесед. Будьте осторожны! Они уведут вас с пути продуктивности.