Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией

5. Провести оценку полученных знаний в онлайн– формате.

Эти шаги логически последовательны, но предпринять их сложно из-за объема задачи, а это, в свою очередь, может привести к прокрастинации. При ближайшем рассмотрении становится заметно, что эти шаги тоже можно разбить на мелкие действия. К примеру, выбор поставщика состоит из таких этапов:

1. Составить список зарекомендовавших себя поставщиков, которые получат заявку на участие.

2. Отправить заявку на участие по электронной почте поставщикам из списка.

3. Провести видеоконференцию с рабочей группой, чтобы рассмотреть все предложения, поступившие от поставщиков.

4. Составить список из трех-четырех наиболее подходящих кандидатов.

5. Связаться с поставщиками из этого списка.

6. Пригласить поставщиков, чтобы они провели презентацию для рабочей группы.

7. Выделить время на презентации в графике рабочей группы.

8. Выбрать одного поставщика и обсудить нюансы соглашения.

9. Поблагодарить всех, кто откликнулся на заявку.

Приведенные выше пункты тоже можно разбить на более мелкие задачи. К примеру, «Составить список зарекомендовавших себя поставщиков, которые получат заявку на участие» делится так:

1. Найти в интернете информацию о подходящих поставщиках.

2. Получить список поставщиков из отдела кадров.

3. Спросить коллег из другой компании, где проводилось подобное обучение, к каким поставщикам они обращались.

Главное в этом деле – разложить действие на количество шагов, необходимое для выполнения крупной задачи. Они должны помочь вам подготовиться к работе умственно, эмоционально и физически.

Упражнение

Вспомните интересующий вас проект, цель или задачу, которые по какой-то причине «встали на паузу». Опишите это ниже.

Разбейте задачу на действия такого масштаба, которые кажутся выполнимыми. Если мини-задача всё еще выглядит сложной, разложите ее на подпункты. В результате должен получиться список дел, который поможет продвинуться по проекту, но при этом каждый пункт будет простым в исполнении. Если в конце вы вздохнете с облегчением, значит, задачи сформулированы верно.

Мини-задача № 1:

Мини-задача № 2:

Мини-задача № 3:

Мини-задача № 4:

Мини-задача № 5:

Мини-задача № 6:

Мини-задача № 7:

Мини-задача № 8:

Разбивайте задачу, когда:

● она кажется неподъемной;

● вы откладываете работу над ней;

● вы пять раз передвигали ее в календаре;

● мысль о ее выполнении вызывает слезы.

39 Пересмотрите понятие «готово»

Суровая правда звучит так: «Никто, даже самые продуктивные люди и несравненные гуру тайм-менеджмента, не может сделать за день всё, что было запланировано, – за исключением редких случаев». Так устроена работа. Несмотря на всю подготовку и благие намерения, некоторые пункты плана на день приходится передвигать на завтра.

Представьте, что в списке дел стоит задача с самым высоким приоритетом: перезвонить клиенту по поводу недавнего счета. Вы пытались дозвониться до него, но он не брал трубку. Потом он перезвонил, но у вас была деловая встреча за обедом. Чехарда продолжается, а вам пора идти на совещание, которое продлится до конца рабочего дня. Вы предпринимаете последнюю отчаянную попытку, тоже безуспешную, вы сдаетесь и передвигаете звонок на завтра.

В этот момент у вас два варианта действий. Можно расстроиться из-за того, что дело не удалось закончить, начать критиковать себя и стыдиться, что пришлось сдвинуть задачу на следующий день. А можно – иначе взглянуть на понятие «готово».

У слова «готово» в словаре есть разные синонимы: «сделано», «закончено», «завершено» и т. д. Традиционный подход к определению подразумевает, что вы успешно дошли от точки А в точку Б. Сделано. Finito.

Но такую узкую и ограниченную трактовку можно расширить, а ряд синонимов – дополнить. Тогда это позволит создать ощущение завершенности даже для тех дел, которые закончены не были.

Кажется, здесь какое-то противоречие? Вовсе нет. У вас не получилось закончить все задачи из списка, но можно отметить, что вы всё же выполнили какие-то пункты плана, так как знаете, что еще предстоит сделать. Дальнейшие действия исходят из вашего решения и ответов на вопросы: «Я займусь этим прямо сейчас? Ладно. Готово. Я передам эту задачу кому-то другому? Отлично. Передаю – и готово. Я откажусь от этой задачи? Справедливо. Вычеркиваю и считаю выполненной. Я перенесу ее? Здорово. Сдвигаю на другой день, неделю или месяц – и со спокойной душой иду отдыхать, зная, что дело запланировано на будущее».

Делегированные или перенесенные задачи обычно требуют дополнительных действий, пока не будут завершены или отменены. Но на сегодня их можно считать готовыми, потому что следующий шаг известен. Если же игнорировать задачу и не принимать решений по дальнейшим действиям, чувства завершенности это не принесет.