Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией

Если из содержимого документов становится ясно, что нужны какие-то действия, сделайте пометку в списке дел и выделите время в календаре. К примеру, вам попалось письмо от руководителя: он просит изложить идеи по запуску нового продукта. Или встретилась информация о новом потенциальном клиенте. Или вы нашли буклет с описанием предстоящей конференции. Если документ нужно сохранять, пока вы не выполните действие, оставьте его в файле или переложите в лоток для бумаг. Если нет, выкиньте его и занесите задачу в список.

Это нужно для отчетов?

Если документы требуются для налоговых или юридических целей, сделайте соответствующую пометку, чтобы их было легко отыскать. К этой категории относятся бумаги, необходимые для аудита, старые контракты для текущих поставщиков, счета-фактуры и другие документы, у которых нет копии. Если не уверены, оставьте бумагу до тех пор, когда ее точно можно будет выбросить.

Это актуальный справочный материал?

Старые журналы, буклеты с прошедших конференций, приглашения на мероприятия, которые уже давно состоялись, – всему этому не место в вашей системе хранения. Выкидывайте немедленно! Сохраняйте только те справочные материалы (статьи, буклеты, конспекты, рабочие тетради), которыми пользуетесь сейчас или которые понадобятся в ближайшем будущем.

Мне это еще понадобится?

Не попадайтесь в ловушку и не сохраняйте документы, «которые, возможно, когда-нибудь для чего-нибудь пригодятся». Лучше постарайтесь представить конкретную и реалистичную ситуацию, в которой понадобится этот документ. Если не удалось, смело отправляйте его в корзину.

Если ни один из вопросов не помог, задайте себе последний: «Что ужасного может произойти, если я это выброшу?» Если после ситуации, описанной в ответе, жизнь продолжится, выбрасывайте.

Отсканируйте

Благодаря широкому распространению компактных потоковых сканеров вы всегда можете сохранить информацию, но не на бумаге. Просто отсканируйте документ.

36 Пересмотрите и обновите папки

Снаружи картотечные шкафы выглядят опрятно. Неприятная правда может открыться, когда вы заглянете внутрь. Если в ящиках царит беспорядок, нужно их разобрать. Прежде чем начать, подготовьте следующие вещи:

● подвесные папки с пластиковыми табуляторами по размеру стандартного листа;

● трех– или пятиуровневые папки-уголки по размеру стандартного листа;

● самоклеящиеся этикетки (белые или прозрачные);

● черный маркер;

● принтер для этикеток (по желанию).

Когда все нужное под рукой, можно начать со списка общих категорий. Они лягут в основу системы и будут использоваться для маркировки папок. Общие категории могут быть следующими:

● Клиенты.

● Конференции.

● Контракты.

● Финансы.

● Страхование.

● Юридические вопросы.

● Офисное оборудование.

● Проекты.

● Справочные материалы.

● Путешествия.

Как только список будет готов, сделайте этикетку для каждой категории и вставьте ее в пластиковый держатель. Если присоединить его к верхней части папки, он будет хорошо заметен. Поместите подвесные папки с этикетками в ящик. В зависимости от предпочтений можно расположить папки по алфавиту или по частоте использования.

Следующий шаг – разбить общие категории на подкатегории, которые будут использоваться для папок-уголков. К примеру, категорию «Клиенты» можно разбить на файлы по каждой организации или человеку, «Финансы» – на подкатегории «Отчеты по расходам», «Счета-фактуры» и «Пенсионные накопления», а для «Офисного оборудования» могут потребоваться отдельные папки для каждого устройства (компьютера, телефона, принтера и ксерокса).

Теперь – самое интересное. Когда список подкатегорий будет готов, наклейте соответствующие этикетки на каждую папку и вложите ее в подвесную папку с подходящей общей категорией. Расположите папки-уголки в алфавитном порядке, чтобы отыскать нужные бумаги было как можно проще.