Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы

Наиболее распространенной причиной для оправдания является ограничение срока годности предлагаемых участником тендера условий для заключения сделки. То есть, предоставляя коммерческое предложение, участники тендера ориентируются либо на заявленную продолжительность тендерных процедур, либо самостоятельно указывают, в течение какого периода времени предлагаемые условия действуют. Если компания регулярно выбивается из графика проведения тендеров, то высока вероятность того, что условия договоров будут отличаться от победных параметров тендера. Если компания не в состоянии обеспечить своевременное осуществление процесса разработки и согласования договора, также высока вероятность аналогичного исхода. В любом случае аудитор должен насторожиться при виде повсеместных нарушений графиков проведения тендеров и согласований. Ожидаемый эффект от затягивания тендерных процедур и процедур согласования договора необходимо оценивать с учетом эластичности спроса на товар, работу или услугу, а также с учетом факторов, влияющих на спрос и предложение на момент проведения тендера, и факторов, влияющих на себестоимость продавца. Например, в 2009 г., особенно в первом полугодии, было логично ожидать снижения цены с течением времени, т. к. этому способствовала общая макроэкономическая ситуация. Поэтому если бы аудитор в тот период постоянно сталкивался, например, с увеличением цены по сравнению с ценой победных параметров тендера, то с высокой вероятностью это указывало бы на не совсем чистые намерения организаторов тендера. Данный пример из разряда наиболее показательных. В большинстве случаев ситуация вокруг тендеров не такая прозрачная, однако все равно необходимо подходить к ее оценке максимально вооруженным аналитически.

После того как договор согласован и подписан всеми заинтересованными сторонами, один экземпляр (оригинал) передается в юридический департамент для размещения в базе данных договоров и внесения данных в реестр договоров и один экземпляр (копия) передается владельцу договора. Владелец договора несет ответственность за выполнение условий договора со стороны покупателя и за контроль выполнения условий договора со стороны продавца.

Подпроцесс «Исполнение договора»

Данный подпроцесс включает в себя три основных этапа:

• отслеживание своевременности поставки (местонахождения груза (материала) в процессе доставки);

• отслеживание статуса исполнения договора;

• обеспечение соответствия действий по исполнению договора его содержанию.

Отслеживание своевременности поставки (местонахождения груза (материала) в процессе доставки). По сути, между моментами размещения заказа и приемки приобретенного товара или иного ТМЦ наиболее важной задачей (помимо решения логистических вопросов) является отслеживание статуса груза с последующим информированием его заказчика. В моей практике встречались довольно серьезные варианты решения этой задачи. Хорошей практикой можно считать наличие системы, которая в любой момент дает максимально своевременную и точную информацию по местонахождению поставки и ожидаемому времени ее прибытия. Вполне приемлемый вариант автоматизации процесса можно организовать на основе доступных ИТ-приложений, например Excel. Разумеется, бизнес-процессом намного проще управлять, если управление осуществляет один владелец (одно функциональное подразделение), например департамент материально-технического обеспечения и логистики или отдел поставок.

Аудитору необходимо иметь в виду, что если функционал по информированию о статусе поставки отсутствует, то это влечет за собой цепочку рисков, вероятность которых весьма высока. Наиболее существенными могут быть:

• проблемы с организацией входного контроля поступающих ТМЦ;

• проблемы с обеспечением адекватных условий хранения;

• проблемы с обеспечением требуемой динамики производственного процесса.

Эти риски тянут за собой новые цепочки рисков.

Отслеживание статуса исполнения договора. Обеспечение соответствия действий по исполнению договора его содержанию. В российских компаниях весьма часто процессом управления исполнением договора заведует исключительно владелец договора, что лишает процесс прозрачности. Это тянет за собой клубок несуразностей, начиная от накопления дебиторской задолженности и заканчивая дополнительными затратами и даже судебными разбирательствами.