Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы

Примечание. Хотя на первый взгляд кажется, что условия Поставщика 2 более выгодны (101 руб. против 102 руб.), но все не так однозначно. Если компания-покупатель имеет свободный доступ к финансированию, то ей выгоднее осуществить предоплату, когда стоимость такого финансирования не превышает 24 % годовых. Однако если компания-покупатель ограничена в финансовых ресурсах, то ей стоит присмотреться к условиям оплаты Поставщика 1, как имеющего наименьшую стоимость денег (24 % годовых).

Процедура тендера является одной из самых документируемых процедур контроля и должна оставаться таковой. Окончательное решение по выбору конкретного поставщика или группы поставщиков должно фиксироваться в протоколе по итогам тендера. Протокол итогов тендера является основанием для запуска процедуры заключения договора с выбранным поставщиком (поставщиками).

Подготовка, оформление и согласование договора. Регистрация утвержденного договора поставки, обеспечение сохранности договора, организация его передачи заинтересованным сторонам. Процедура формирования и согласования договора допускает некоторую импровизацию. Однозначного порядка не существует. Например, если рынок объекта закупок высококонкурентен, то компания-закупщик может сначала подготовить и согласовать у себя проект договора, а потом попытаться навязать его компании-продавцу. Однако если компания-закупщик производит закупку у компании-монополиста, то в подавляющем большинстве ситуаций монополист предоставляет свой вариант договора с минимальными возможностями его корректировки.

Тем не менее, независимо от характера согласования (формально или по существу), проект договора должен рассматриваться представителями тех процессов, на которые в дальнейшем он будет оказывать прямое влияние. Как минимум в процессе согласования договора должны участвовать:

• владелец договора (инициатор договора, прямой потребитель результатов исполнения обязательств по договору);

• юридический департамент;

• экономический департамент;

• служба безопасности;

• бухгалтерия;

• генеральный директор (или иное уполномоченное лицо).

Аудитору необходимо быть готовым к тому, что процесс формирования и согласования договора будет проходить не так гладко, как хотелось бы. Существенное количество средних и крупных российских компаний страдают от заторможенности этого процесса, что порождает цепочку негативных моментов вплоть до разрыва отношений с поставщиками и судебных разбирательств. Для любого процесса с большим количеством участников наибольшее значение имеет стандартизация параметров этапов и четкое соблюдение правил игры. Например, когда в согласовании проекта договора принимают участие несколько сотрудников и каждому выделено определенное время на осуществление своей экспертизы, то любая задержка процесса (особенно вначале) может потянуть за собой прогрессивное увеличение времени согласования. Ситуация существенно усугубляется, если проект договора дорабатывается по результатам экспертиз – ведь каждый раз после доработки он должен проходить согласование заново.

Хорошей практикой для устранения негативных моментов, связанных с неэффективной организацией и функционированием процесса, является использование систем электронного согласования. Такие системы позволяют фиксировать и определять наиболее злостных нарушителей установленных стандартов и параметров, ключевым из которых является время, и применять меры воздействия. Ее продолжением является использование не только систем электронного согласования договоров, но и более сложных систем, автоматизирующих ряд других аспектов процесса управления договорами, например отслеживание своевременности исполнения обязательств по договору.

Одной из ключевых задач этого этапа процесса «Закупки» является заключение договора с победителем тендера на тех условиях, на которых он выиграл. Однако на практике все происходит не так гладко. Большинство российских компаний заражены порочной практикой полного или частичного несоответствия условий договора параметрам, которые привели к победе в тендере. Например, победу в тендере одержала компания «Ласточка», которая обязалась поставить 100 единиц товара по цене 1 руб. за штуку по предоплате. С высокой вероятностью аудитор обнаружит, что фактически договор поставки хоть и был заключен на 100 единиц, но по 1,5 руб. за штуку, или срок поставки по договору был увеличен, или характеристики товара в договоре были упрощены, или что-то еще из этой серии. В ряде ситуаций такие отличия от победных параметров тендера в определенном смысле оправданны.