Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы

Ряд поставщиков по объективным причинам не имеют конкурентов. Таких поставщиков можно назвать безальтернативными, т. к. в любом случае требуемые ТМЦ, работы или услуги приходится приобретать у них. Единственный нюанс заключается в том, что одни безальтернативные поставщики очевидно безальтернативны, а другие – не так очевидно. Например, в России государство владеет подавляющим большинством автодорог. Если вы куда-то едете, то неизбежно пользуетесь одной из них, в этом случае государство является очевидным безальтернативным поставщиком. Если вы куда-то идете пешком, у вас появляется как минимум два варианта перемещения – без дороги и по дороге. Однако, если в то место, куда вы направляетесь, ведет дорога, вы при прочих равных с высокой вероятностью выиграете от ее использования. То есть и в данном случае государство остается безальтернативным поставщиком, однако такая безальтернативность очевидна только при определенных условиях. Поэтому хорошей практикой является формирование и управление перечнем безальтернативных поставщиков для ускорения процедуры закупок.

Хорошей практикой является размещение информации о потребности в конкретных закупках либо на сайте компании, либо на специализированных сайтах, предназначенных для организации и проведения тендеров. В таком случае повышается вероятность того, что на компанию выйдет поставщик, способный предложить наилучшие условия.

Ряд компаний в России практикуют, если так можно сказать, консервативный или традиционный подход к работе с поставщиками. Иными словами, несмотря на динамику рынка объекта закупок, они продолжают работать с постоянным кругом поставщиков. При этом прилагается максимум усилий по наведению тумана на процесс закупок в целом и саботированию процедуры тендера в частности. В таких ситуациях мотивацией может выступать не только возможность заработка за счет компании, но и, например, сила привычки, хорошие отношения с поставщиками и нежелание что-то менять. Однако в рыночных условиях ситуация на рынке объекта закупок может меняться. Поэтому, работая с постоянным кругом поставщиков, компания, во-первых, упускает возможность получить более выгодные условия поставок, а во-вторых, просто потихоньку расслабляет этих поставщиков и увеличивает риск нарваться на какой-нибудь подвох с их стороны. Для нивелирования вышеописанной ситуации ряд компаний устанавливают требование о запрете на закупку всего объема у одного поставщика, а также требование о проведении мониторинга рынка.

Осуществление сравнительного анализа поступивших коммерческих предложений от поставщиков и выбор оптимального поставщика. Согласование (утверждение) поставщика. Ключевым условием объективного и эффективного анализа является сопоставимость информации, представляемой различными поставщиками. Именно с этой целью заранее формируются требования к пакету тендерной документации. Также важно, чтобы заявки на участие в тендере и прилагаемые комплекты тендерной документации обрабатывались с соблюдением принципа одновременности и последовательности. В целом последовательность действий в этом процессе выглядит следующим образом:

• сбор поступающих коммерческих предложений с максимальным ограничением доступа к их содержанию;

• одновременное вскрытие всех коммерческих предложений в присутствии комиссии;

• составление реестра и экспертиза комплекта документации поступивших и вскрытых коммерческих предложений на предмет выполнения условий тендера.

Хорошей практикой является коллегиальное проведение тендерных процедур. Члены комиссии должны представлять как минимум три процесса – экономика и финансы, производство и закупки, а председателем комиссии назначается максимально незаинтересованное лицо, т. е. в данном случае директор по экономике и финансам.

Аудитору необходимо быть готовым к тому, что тендер может проходить в несколько этапов с постепенным отсеиванием непроходных участников, однако на всех этапах должны соблюдаться принципы обоснованности, последовательности и одновременности.

Хорошей практикой для обеспечения соблюдения принципа обоснованности является использование рейтинговых методик, а также экономического анализа при оценке коммерческих предложений, а не просто субъективных оценок. Примером такого анализа может служить расчет стоимости денег по каждому коммерческому предложению с последующим выбором при прочих равных поставщика, который предлагает цену и условия оплаты, формирующие самую низкую стоимость денег (табл. 25).

_{Таблица 25. Пример расчета стоимости денег по каждому коммерческому предложению}