Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы

Мониторинг актуальности проекта и информирование о ходе реализации ИП. В ходе осуществления проект подвержен разнообразным рискам. Пожалуй, наиболее существенным из них является риск потери актуальности результатов ИП. В истории есть сотни примеров реализации этого риска в ходе осуществления проекта. Одним из наиболее свежих примеров утраты проектом актуальности является заморозка строительства четвертого транспортного кольца в Москве, хотя часть его уже построена. Во многих случаях причиной утраты смысла продолжения проекта является слишком долгое выполнение проекта. Как уже говорилось, чем дальше горизонт планирования, тем меньше точность планирования. Поэтому с увеличением горизонта планирования возрастает вероятность реализации риска утраты актуальности проекта.

В процессе информирования о статусе выполнения ИП происходит обмен информацией между проектной командой и менеджером проекта и между менеджером проекта и управляющим комитетом. В последнем случае рациональной практикой является соблюдение определенной периодичности информирования. При этом неплохо учитывать продолжительность проекта, например, если проект длится пару-тройку лет, возможно, нет смысла рапортовать ежемесячно, вполне достаточно ежеквартальной отчетности. Так как пользователем отчетов о статусе выполнения проекта является управляющий комитет, право определения периодичности отчетов остается за ним. В целом должен соблюдаться базовый принцип любой отчетности – она должна служить обоснованием принимаемых управленческих решений. Если принимаемые решения по смыслу слабо пересекаются с содержанием и смыслом отчетности, то у аудитора должно возникать большое сомнение в целесообразности использования такой отчетности.

Хорошей практикой является наличие процесса оценки рисков проекта на этапе планирования. Однако еще лучше – наличие процесса переоценки рисков проекта по мере его исполнения. Осмелюсь предположить, что в нашей стране очень немногие компании практикуют такого рода процедуры. Аудитор должен способствовать внедрению и использованию обоих процессов путем демонстрации их преимуществ на примере завершенных проектов.

Подпроцесс «Оценка результатов исполнения ИП»

Данный подпроцесс включает в себя пять основных этапов:

• создание рабочей приемочной комиссии, проведение приемочных испытаний и ввод в эксплуатацию;

• создание требуемых условий для эксплуатации (обеспечение максимальной функциональности и сохранности);

• получение свидетельств о собственности и разрешений на эксплуатацию от регулирующих и контролирующих органов;

• пересмотр расходных норм, плановых мощностей и прочих операционных показателей;

• отчет о результатах осуществления ИП.

Создание рабочей приемочной комиссии, проведение приемочных испытаний и ввод в эксплуатацию. Существуют различные варианты построения процесса приемки результатов ИП. По общему правилу участвовать в процессе приемки должны представители тех процессов, на функционирование которых результат завершенного ИП окажет влияние. В идеале они должны также участвовать в процессе подготовки, согласования и утверждения ИП. Во многих случаях результаты процесса приемки оформляются как минимум отдельным протоколом или его аналогом.

Довольно часто результат завершенного ИП представляет собой сложный объект с точки зрения структуры и содержания. Например, постройка нового цеха на действующей производственной площадке. В таких случаях визуальное обследование результатов ИП и даже пробный разовый запуск могут быть недостаточным свидетельством успешности завершенного ИП. Сложные объекты могут эксплуатироваться в режиме испытания в течение определенного времени. В таких случаях огромное значение имеет обеспечение достоверности регистрируемых оцениваемых параметров во избежание манипуляций данными.

После того как результат ИП прошел необходимые процедуры приемки, в большинстве случаев он классифицируется как объект основных средств (или комплекс объектов основных средств). На этом этапе процесс «Инвестиции» переходит в процесс «Управление активами».