Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы

Создание требуемых условий для эксплуатации (обеспечение максимальной функциональности и сохранности). Получение свидетельств о собственности и разрешений на эксплуатацию от регулирующих и контролирующих органов. Пересмотр (если необходимо) расходных норм, плановых мощностей и прочих операционных показателей. Отчет о результатах осуществления ИП. Результаты многих ИП являются относительно уникальными. Это требует индивидуального подхода к формированию параметров, соблюдение которых обеспечит максимально продолжительную и эффективную эксплуатацию. Грубо говоря, необходимо создать единственную в своем роде инструкцию по эксплуатации. Наличие такой инструкции нередко является одним из условий успешной приемки результатов ИП.

В ряде случаев до начала эксплуатации результатов ИП требуется получение разрешений от разных регулирующих и контролирующих органов. Необходимость наличия разрешений может приводить, например, к тому, что результаты ИП проходят внутреннюю приемку в компании, но еще долгое время не могут использоваться из-за затянутости процесса получения того или иного разрешения. В связи с этим важно на этапе формирования ИП учитывать время, необходимое для выполнения требований соответствующих регуляторов.

Аудитор должен помнить о том, что результаты многих ИП влияют на функционирование одного или нескольких процессов (побочные изменения). Например, если предприятие построит цех по производству нового вида продукции, это вызовет целую цепочку изменений. Увеличатся объемы закупок, повысится потребность в денежных средствах на оплату новых закупок, могут потребоваться новые складские площади, может потребоваться доработка вспомогательных сооружений (например, реконструкция электросетей) и многое другое. В связи с этим существует несколько нюансов.

Нюанс 1. Результаты ИП спровоцировали ряд побочных изменений, и необходимость их осуществления была предусмотрена на этапе формирования проекта. Это самый позитивный вариант. Все, что остается сделать, – так это произвести необходимые изменения.

Нюанс 2. Результаты ИП не спровоцировали побочные изменения, и необходимость осуществления каких-либо изменений не рассматривалась на этапе формирования проекта. Некоторые ИП действительно могут не вызывать заметных побочных изменений. Однако аудитор должен иметь в виду, что предприятию может банально повезти и побочные изменения станут несущественными в процессе осуществления проекта.

Нюанс 3. Результаты ИП не спровоцировали побочные изменения, однако необходимость осуществления ряда изменений предусматривалась на этапе формирования проекта. Такие ситуации во многом неоднозначны. Если аудитор видит, что предприятие регулярно перезакладывается при формировании ИП, он должен оценить экономический эффект перестраховки. С одной стороны, перестраховка может иметь безобидные последствия. Например, руководители ИП просто имели в виду возможные побочные изменения и были морально готовы действовать при необходимости. С другой стороны, все может обернуться гримасами российской предпринимательской действительности. Например, под девизом «на всякий случай, а не то будет поздно» могут благополучно распилить часть бюджета ИП, сделав или закупив то, что не потребуется в дальнейшем (отсутствовал обоснованный намек на существенную вероятность возникновения побочных изменений).

Нюанс 4. Результаты ИП спровоцировали побочные изменения, однако необходимость осуществления изменений не предусматривалась на этапе формирования проекта. Основной негатив данной ситуации заключается в непредсказуемости развития событий и связанном с ними операционном и экономическом эффекте. Иногда действительно сложно предсказать побочные изменения. Однако в очевидных ситуациях это непростительно. Например, на одном химическом предприятии после реконструкции увеличилась мощность основного цеха. Однако после запуска цеха выяснилось, что способ подачи второстепенного, но неотъемлемого ингредиента не обеспечивает соблюдение обновленного техпроцесса (при этом мощность производства была достаточной). Пришлось потратить еще пару месяцев и еще немного денег на реконструкцию системы подачи.

В целом аудитору важно помнить, что часто предприятия концентрируются на прямом эффекте ИП и забывают о побочных эффектах. Одним из вариантов устранения такой забывчивости является внедрение системы управления рисками ИП. При правильном построении система позволяет, попросту говоря, подумать обо всех существенных причинно-следственных связях ИП на этапе его формирования.