Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы

Расчеты в рамках принятой бюджетной модели. Рассмотрение и принятие плана и бюджета. В подавляющем большинстве случаев бюджетная модель одной компании отличается от бюджетной модели другой компании даже при множестве общих факторов (отрасль, регион присутствия, линейка выпускаемой продукции и прочее). Бюджетная модель – это совокупность методик расчета с использованием массива входных данных и учетом результатов моделирования деятельности компании, принимаемых во внимание параметров, плана продаж и плана производства, скорректированных на возможности компании по созданию и поддержанию производственных мощностей и финансированию деятельности.

Аудитор должен понимать, что целью бюджета является экономическая оценка действий, планируемых к осуществлению в рамках бизнес-плана. Поэтому бюджет вторичен, т. к. представляет собой лишь экономическую оценку планируемых действий, а не сами действия. Однако с точки зрения принятия окончательного решения по вопросу исполнения бизнес-плана бюджет является первичным, т. к. дает возможность оценить последствия всех действий с экономической точки зрения, а конечной целью всех коммерческих предприятий так или иначе является прибыль.

Аудитор должен разобраться, насколько используемая бюджетная модель позволяет сформировать обоснованную, правильную и своевременную оценку действий компании в рамках бизнес-плана, направленных на достижение принятой стратегии. Простой пример. Допустим, дочернее предприятие компании сформировало плановый ФОТ на предстоящий год, при этом ФОТ по сдельной системе оплаты труда формировался на основе плана производства (на основе действующих тарифных расценок), а ФОТ по повременной системе оплата труда – на основе действующих окладов. ЕСН был определен по максимальной ставке. Такой подход вроде бы правилен. Однако если компания заинтересована в большем контроле затрат на оплату труда (например, одна из стратегических целей – повышение производительности на единицу ФОТ), то описанная методика формирования ФОТ неприемлема. Ее необходимо скорректировать, например применить дифференцированную шкалу ЕСН, вычесть больничные, вычесть плановые и внеплановые простои, периоды отсутствия сотрудников (когда один сотрудник покинул компанию, а другой еще не появился), вычесть учебные отпуска. Если этого не сделать, у руководителя дочернего предприятия появляется возможность маневра в затратах за счет затрат на оплату труда, особенно когда отсутствует детальный анализ статей этих затрат.

Подавляющая часть компаний использует для расчетов в рамках бюджетной модели те или иные ИТ-приложения. Однако степень автоматизации процесса варьирует в широких пределах от компании к компании. Многие не идут дальше использования стандартных возможностей, например Microsoft Excel. Некоторые используют специализированные ИТ-приложения, в том числе адаптированные к потребностям компании. Аудитор должен ожидать, что использование ИТ-приложений, особенно специализированных, повышает прозрачность, скорость и правильность выполнения процесса. Однако он также должен понимать, что необходимые контрольные процедуры должны быть частью процесса бюджетирования независимо от того, формируется бюджет вручную или автоматизированным способом. Сама по себе автоматизация проблемы контроля не снимает.

При подготовке и осуществлении бюджетных расчетов необходимо обеспечить максимальную достоверность, обоснованность и правильность исходных данных, а также соблюдение принятой методологии расчета. На этом этапе процесса существует две ключевых задачи контроля.

• Обеспечение контроля ввода. Данный контроль очень важен. Логика проста – намного эффективнее закрыть доступ в систему чему-то нежелательному, чем пытаться с этим бороться внутри системы. Большая часть данных, используемых в расчетах планового бюджета, изначально находится вне процесса бюджетирования. Эти данные формируются в результате осуществления процесса бизнес-планирования. В большинстве своем эти данные имеют количественную оценку. Например, прогноз продаж и динамики цен на предстоящий год формируется в департаменте продаж и маркетинга. Затем прогнозные значения объема продаж и цен заводятся в бюджетную модель и используются в дальнейших расчетах. Чем сложнее деятельность ответственного подразделения с точки зрения процесса, технологии, уникальности, наличия экспертизы по этой деятельности в других подразделениях, тем меньше возможностей по обеспечению достоверности, обоснованности и правильности исходных данных. В этом и состоит основная сложность контроля ввода. Если вы никогда не делали ремонт в квартире, вам трудно спорить с мастером по поводу целесообразности и стоимости предстоящих работ. Существует несколько нюансов, которые необходимо принимать во внимание, выстраивая контроль ввода.